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行政公文写作基础知识:机关法定公文的写作(报告、请示、批复、函、会议纪要)

时间:2014-12-11 15:09:49 来源:公文写作范文网 

  行政公文写作基础知识:机关法定公文的写作 (下)(报告、请示、批复、函、会议纪要)

  一、报告,适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的写作要求: ① 陈述事实要清楚扼要; ② 表述观点要精练清晰; ⑨ 语言要简洁朴实。

  报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划,每完成一项任务,一般都要向上级写报告,反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等,以取得上级领导部门的指导。

  报告,在已发布的党、人大、政府、司法、军队机关的公文处理规范中,都规定了这个文种。

  报告的类别及功用:

  1.例行报告(日报、周报、旬报、月报、季报、年报等)。例行报告不能变成“例行公事”,而要随着工作的进展,反映新情况、新问题,写出新意。

  2.综合报告;全面汇报本机关工作情况,可以和总结工作、计划安排结合起来。要有分析,有综合,有新意,有重点。

  3.专题报告:指向上级反映本机关的某项工作、某个问题,某一方面的情况,要求上级对此有所了解的报告。所写的报告要迅速、及时,一事一报。呈报、呈转要分清写明。(如:薪酬调查报告)

  4.按形式职能来分的话,一般为合同范本、领导讲话、会议发言、述职报告心得体会竞聘演讲、礼仪致词、入党申请、法律文书、计划规划等。

  二、请示是下级机关向其直接上级机关请求对某项工作、问题作出指示,对某项政策界限给予明确,对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文,是应用写作实践中的一种常用文体。适用于向上级机关请求指示、批准。请示可分为解决某种问题的请示,请求批准某种事项的请示。

  请示具有以下特点:

  1.请示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的,否则会影响正常工作,因此时间性强。

  2.应一事一请示。

  3.一般主送一个机关,不多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得在请示的同时又抄送下级机关。

  4.应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄报直接主管部门。

  三、批复是“答复下级机关的请示事项”时使用的文种。 批复是用于答复下级机关请示事项的公文.它是机关应用写作活动中的一种常用公务文书。

  批复的特点:(1)行文具有被动性(2)内容具有针对性(3)效用的权威性(4)态度的明确性

  批复的分类:

  根据批复的内容和性质不同,可以分为审批事项批复、审批法规批复和阐述政策的批复等三种。

  还有肯定性批复、否定性批复和解答性批复三种。

  批复写作要注意这样三点: ① 要先回应后批复: ⑦ 态度要鲜明,措辞要明确; ⑧ 要及时批复。

  四、是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函是应用写作实践中的一种常用文体。

  函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

  函的特点主要有二: ① 形式灵活,适应性强; ② 务实性强。函的类型:根据内容性质,函大体可分为四类 : 商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的来说,要注意:一事一 “ 函 ” ,直陈其事,语言要平实、亲切,自然。

  五、会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。它不同于会议记录,对企事业单位、机关团体都适用。会议纪要是一种法定的公务文书,其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴,必须遵循应用写作的一般规律,严格按照公文制发处理程序办事。

  会议纪要的主要特点包括纪要性、约束性、知照性。根据会议纪要的性质和拟写会议纪要的目的,把会议纪要分为三大类:决议性会议纪要、协议性会议纪要和研讨性会议纪要。

  会议纪要的写作:

  (1) 会议纪要一般是在会议结束后起草的,经主管领导人签字同意才算定稿。

  (2) 会议纪要的标题最常用的形式是 “ 会议名称加文种 ” ,但中间可省去“会议”二字,也有的会议纪要,多半是研讨性会议纪要.可以用正副标题的形式。

  (3) 会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三部分。

  (4) 会议纪要由会议主持机关撰写 , 可以在最后署机关名称和撰写日期,也可以只在正文中写出主持机关,不另外署名。

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