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这些公文格式错误你会犯吗

时间:2015-06-10 11:29:01 来源:公文写作范文网 

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  这些公文格式错误你会犯吗

  2012年7月1日,《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准实施,对公文格式作出了比较明确的规定。实践中,格式错误仍存在,有的错误还是反复出现的,应引起重视。公文格式错误不但影响着公文的美观和规范,有时还会造成意思曲解。这里选取一些与大家交流。

  一涉密公文不标份号或标注不当

  份号是公文印制份数的顺序号,编号的目的是为了准确掌握公文的印制份数以及分发范围、对象,当文件需要收回保管或者销毁的时候,可以对照份号掌握是否有遗漏和丢失,发文机关可以根据份号掌握公文的去向。当前存在问题:

  一是涉密公文不标注份号。以前行政机关公文秘密级可以不标,按新国家标准要求都必须标注。为了发放方便,也可对不带密级的公文编制份号。

  二是份号标注不正确。新标准要求一般用六位3号阿拉伯数字,编虚位补齐,比如“000369”。但有的机关仍不按规定位数标注。另外,在党内法规和规范性文件备案过程中,有的机关将涉密文件下发时编号,报备时却不予编号,这也是不符合规定的。

  二发文机关标志使用不当

  发文机关标志,是文件首页上红色的制发机关名称,可以说是公文的“脸面”。当前有以下使用错误:

  一是发文机关标志大小失当。发文机关标志的字形大小应该恰当美观,不应过大或过小。

  二是发文机关标志不正确。正确的有两种:一种是由发文机关名称加“文件”二字组成,一种是单独使用发文机关名称。这个名称应该是全称或者规范化简称。当前,有的机关名称全称和简称并用,有的机关仍使用发文机关名称加文种“(××)”的形式,均不规范。

  三是联合行文时格式不当。有的“文件”二字没有“以联署发文机关名称为准上下居中排布”。

  三发文字号标注不规范

  发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。当前使用错误的情况主要有三种:

  一是符号错用情况突出。年份本应该用六角括号括起,比如,豫办〔2014〕3号,但六角括号经常被错用为“[ ]”。

  二是发文机关代字使用混乱。机关代字存在重复现象,如果地名的第一个字相同,其文件代字有可能也相同,比如,河南省新郑市委和武汉市新洲区委都在使用“新发、新办”。有的机关代字过长,甚至用了七八个字;有的代字容易造成误解,比如,“精神办”,等等。

  三是发文顺序号编虚位。比如,有的标注为〔2014〕03号。

  四标题拟制和标注太随意

  标题由发文机关名称、事由和文种组成。

  标题当前存在的主要问题有:

  一是排列形式错误。标题可以分一行或者多行居中排布,一定要做到语意完整、美观大方,多使用菱形和宝塔形排列。但实际工作中,多行标题仍有排列为方形和沙漏形的情况。

  二是乱用标点符号。公文标题中目前仍有使用逗号等的情况,使用书名号也比较随意。

  三是不简洁、不完整、不准确。有的标题过长,出现了四五行;有的转发时文种重复,出现一连串“的通知的通知的通知”;有的多处重复一个地名和出现多个文件名,比如,××省委办公厅、××省人民政府办公厅关于印发《××省××办法》《××省××办法》《××省××办法》的通知。另外,标题中的发文机关名称一般使用全称,三个以上时使用规范化简称为宜。

  四是文种使用错误。有的没有使用法定文种,比如,计划、讲话等不搭载通知直接行文;有的生造文种,比如,不用批复用批示;有的错用混用文种,比如,关于××的请示报告、关于××的报告的函。

  五附件附注使用出现错误

  有些同志不太注重这两个格式要素,认为不影响大局,使用起来要求也不严格。目前存在的主要问题有:

  一是附件说明和附件不相符。由于审核不细致,出现附件说明和附件的标题不完全一致,或者附件数量前后不一的情况。

  二是附件说明标注不当。有的附件顺序号使用汉字,汉字后面的标点用顿号,这是错误的,正确的是使用阿拉伯数字和圆点。有的正文中已经写明报送、批转、转发,却仍然使用附件,比如,××办公室转发××局关于××的意见的通知,还标注附件“××局关于××的意见”。

  三是附注使用不规范。公文如果有附注,应居左空两个字加圆括号编排在成文日期下一行。目前仍有不用圆括号,或者位置错标的情况。

  这里选取的只是一些使用错误比较突出的格式要素,其实正文中存在的问题更多更复杂,本文难以容纳。其他还有签发人存在标注位置不当的情况,主送机关存在多头主送的问题,解决空白页问题仍使用“(此页无正文)”,印章使用混乱,等等,都需要我们在工作中认真予以避免。

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