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【经验】“特此通知”的正确用法

时间:2015-05-29 15:02:00 来源:公文写作范文网 

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   【经验】“特此通知”的正确用法

   通知是《党政机关公文处理工作条例》中规定的15个法定文种之一,它“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。”因为它适用范围广、使用频率高、在机关公文中所占比重大,所以它的制作和处理一直为人们津津乐道,在使用过程中也常常出现这样那样的问题。 近日,笔者应邀到一单位去作有关公文写作与处理的讲座,在翻阅该单位历年的《文件汇编》时,发现每一份通知的末尾都有一个“特此通知”。那么,该做法是否正确呢?如果欠妥或者不正确又该怎么做呢?

  一、标注“特此通知”的目的和意义

  在长期的公文写作实践中,形成了一些特定用语,这些特定用语绝大多数是沿袭历代文言文中的定型词语形成的,少数来自现代汉语中相沿成习的说法,它是公文特有的语言现象,是公文的专业用语。这些专业用语的含义是人们所公认的。它们言简意赅、表意准确、简洁明快、庄重典雅,恰当地加以使用,对于体现公文的庄重性和严肃性具有一定的作用。

  “特此通知”与“此令”“此告”“请批示”“特此函达”“望即函复”“特此通告”“特此批复”“请认真贯彻执行”“以上意见如无不妥,请批转各地区执行”等同属结束用语。应用文中的结束用语有两种:一种是没有实际意义的,比如书信中跟“此致”连用的“敬礼”,就只是一个敬辞;一种是有实际意义的,比如公文中的结束语,或用以表达愿望,或用以提出要求,或用以重申强调。

  通知中使用“特此通知”这一结束语,一般有以下作用:

  一是表示重视。发文机关在阐述完正文内容后,郑重其事地以“特此通知”结束全文,表明所通知事项十分重要,发文机关十分重视;同时也是公文庄重性、严肃性的体现。二是表示强调。《现代汉语词典》对“特此”的解释是“公文、书信用语,表示为某件事特别在这里通知、公告、奉告等等”。通知以“特此通知”作结,不仅表明发文机关很重视,也有提请收文对象予以特别关注,认真贯彻落实通知事项之意。三是行文结构的需要。公文的结尾,要求简明扼要,意尽即止,并注意与开头相呼应。而使用约定俗成、形式固定的公文专用语这种定型式结尾方式,恰是公文结尾的一种常见形式。有了“特此通知”,通知就算是有了一个“尾”,文本从结构上也就完整了。

  二、“特此通知”使用中的常见问题

  “特此通知”在实际公文活动中的使用,主要存在以下问题:一是滥用。就像笔者所见到的那个单位,每一份通知都用“特此通知”,这里边极少数可能是恰当的,大多数可能是多余的。二是位置错误。有的置于正文之后下一段的顶格位置,有的置于正文之后下一段居中或靠右的位置,有的甚至置于发文机关名称和成文日期的正上方。三是标点使用不当。“特此通知”后到底用不用标点符号,学术界争论很大、莫衷一是,这造成了实际使用中的严重混乱:有的用标点,有的不用标点;有的用句号,有的用感叹号;有的甚至用黑体加以突出。

  三、“特此通知”的正确使用

  那么,“特此通知”到底该如何使用呢?这里需要弄清楚下面几个问题。

  一是在什么情况下需要使用,在什么情况下不需要使用。简短明了、精炼准确,这是公文写作的基本要求。因此,“特此通知”的使用应遵循这样一条原则:能不用就不用,能少用就少用。一般来说,下面几种情况不需要使用“特此通知”。

  1.印转类通知中一般不用。这里主要是指批转、转发文件的通知和印发、发布有关规章、文件的通知。这类通知讲究开门见山、直奔主题、意尽言止,因此无需赘言。例如:

  国务院关于印发《国务院工作规则》的通知

  国发〔2013〕16号

  各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:

  《国务院工作规则》已经2013年3月20日召开的国务院第1次全体会议通过,现予印发。

  国务院

  2013年3月23日

  2.正文开头已经写明了“现将……情况通知如下:”的一般不用。这主要是为了避免前后重复,同时也为了使行文显得简短精要,收到文约而事丰的效果。通知中有这种情况的占绝大多数,所以绝大多数通知不用写特定结束语。例如:《国务院办公厅关于继续做好房地产市场调控工作的通知》(国办发〔2013〕17号)因为开头有“为继续做好今年房地产市场调控工作,促进房地产市场平稳健康发展,经国务院同意,现就有关问题通知如下:”这样的表述,所以结尾再没有使用也不能使用“特此通知”。

  3.通知本身已经有了结尾部分的一般不用。通知的结束语,除了使用专用术语“特此通知”外,还常用以下三种写法。(1)总结式结尾:总结全文内容,以深化观点,加深读者印象;(2)希望式结尾:发出号召,提出希望,展望未来,激励斗志;(3)说明式结尾:说明生效与施行时间、适用对象及有关事项。如果通知已经以这几种方式收束全文,后面就没有必要书写“特此通知”了。例如《国务院办公厅关于2014年部分节假日安排的通知》(国办发明电〔2013〕28号)的结尾是这样写的:节假日期间,各地区、各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作,遇有重大突发事件,要按规定及时报告并妥善处置,确保人民群众祥和平安度过节日假期。这里采用的就是希望式结尾,所以后面就不再用特定结束语了。

  除了上面几种情况外,根据行文目的和内容需要,是可以以“特此通知”作结的。这种情况下通知的事项相对比较重要,如重要的人事任免、机构调整、预算决算执行完成情况等;有时,也可能是出于保持公文结构完整的需要而使用。例如:

  重庆市人民政府

  关于牟延林等7位同志职务任免的通知

  渝府人〔2006〕24号

  各区县(自治县、市)人民政府,市政府各部门:

  经2006年8月25日市人民政府第80次常务会议决定:

  任命

  牟延林为重庆市教育委员会副主任(正厅局级);

  钟燕为重庆市教育委员会副主任;

  张伟、李宪为重庆市监察局副局长;

  章勇武为重庆市交通委员会副主任(试用期1年);

  陈流汀为重庆邮电大学校长。

  免去

  牟延林的重庆文理学院院长职务;

  陈流汀的重庆市教育委员会副主任职务;

  聂能的重庆邮电大学校长职务。

  特此通知

  二○○六年八月二十五日

  二是“特此通知”当标注在什么位置。关于这个问题,目前学术界已经达成共识,即标注在正文结束后的下一行前面缩进两个字的位置。其他诸如居中、靠右一侧或置于发文机关名称正上方都是错误的。

  三是“特此通知”后标点的使用问题。首先要明确的是要不要标注标点的问题。关于这个问题,目前有三种观点:一种观点认为,不加标点是一种习惯,加上反而不美,理由是公文的落款、成文日期等后面都不加标点;一种观点认为,应该加标点,理由是这是公文的结束语句,从规范使用现代汉语的角度讲,自然应加上相应的标点;一种观点认为,加不加无所谓,理由是不管加不加都不会因为句读不明产生歧义,也不会造成阅读理解上的障碍。尽管这是一个不起眼的小问题,但这个问题不仅涉及公文的规范化,也涉及语言文字的规范化,所以应该也必须有一个明确的结论,以消除人们在实际工作中的困惑。笔者认为,还是加上标点比较好。理由如下:

  一方面,可以借助现代汉语中短语和句子这两个概念加以说明。黄伯荣、廖序东主编的《现代汉语》指出,短语是语义和语法上都能搭配而没有句调的一组词,是造句的备用单位,大多数短语加上句调可以成为句子;句子是具有一个句调,能够表达出一个相对完整意思的语言单位。可见,有无句调是短语和句子的主要区别。那么,“特此通知”这个特定结束语是短语还是句子呢?如果是短语就不需要加标点,是句子自然就得加上标点。《现代汉语词典》对“结束语”的解释是:“文章或正式讲话末了带有总结性的一段话。”吴新元先生在《公文正文三要素说与公文正文格式化导论——公文写作一读通》中也将结束语明确地称为结束句:“公文中常用‘特此某某’一类结束句。”“特此通知”属于公文的结束语,这毫无疑问;同时,它又是作为句子甚至独立的段落出现,自然应该加上句末标点。

  另一方面,可以从其他结束语之后标点的使用情况加以说明。公文中除了有许多由单一短语构成的特定结束语之外,还有不少由两个短语或分句构成的特定结束语,比如“以上请示妥否,请批示”“当否,请批复”“以上意见如无不妥,请批转……贯彻执行”“妥否,请予函复”等等。实际工作中,这些结束语后面都是加了标点的,两个短语或分句间加逗号,句末加句号。这既符合语言规范化的要求,也成为一种习惯做法,大家一般都没有异议。既然这些结束语后面可以而且应该加标点,那么“特此通知”的后面为什么不加呢?加上又有什么不好呢?难道真像有些学者说的那样加个标点就不简洁了吗?

  在明确了“特此通知”后面要不要加标点这个问题后,还要解决加什么标点的问题。我们知道,句子分陈述句、疑问句、祈使句和感叹句,句末标点一般使用句号、问号或感叹号。“特此通知”后面使用问号显然不妥,因为它没有任何疑问的成分,因此就只能使用句号或感叹号了。而实际工作中,人们的困惑就在于使用句号还是感叹号。笔者认为,“特此通知”之意为“特别在这里通知一下”或“特地在这里加以通知”,它是不带有浓厚感情色彩的——带有浓厚的感情色彩也不符合表达的要求,所以使用句号比较适宜。实际工作中,许多单位的公文其实也是这么标的。

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