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【经验】公文格式方面14条禁忌

时间:2015-05-20 17:14:59 来源:公文写作范文网 

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   【经验】公文格式方面14条禁忌

   1.忌对公文格式的重要性认识不足

  公文作为治理国家、管理社会、进行公务活动的有效手段和重要工具,其效用彰明较著,是不言而喻的。一份公文在某种程度上,代表着制作机关的形象和水平。就某一机关、团体和企事业单位而言,它所形成的不规范公文,不仅有可能给工作造成不应有的损失,且立卷归档以后乃至开发利用过程中还将继续产生不良效应而影响后人。

  不规范公文在各个时期都有所反映。地(市)级以下机关、从中央到地方的一些主管部门以及诸多的企事业单位的公文,存在的问题尤为严重。有针对性地矫正包括公文格式不规范在内的公文病误,促进公文尽快实现规范化,应该是我们的一项长期任务。

  按公文格式和行文规则撰写公文,并不等于墨守成规。公文内容固然重要,但公文格式也不容忽视。严格按规定的格式拟制公文,正是为了保证公文的完整性、正确性和有效性,并为公文处理工作提供便利。

  2012年7月1日起与新《条例》配套实施的新《格式》)是党政机关公文规范化的重要依据。它的实施,有利于提高各级党政机关公文质量和推动党政机关公文处理工作实现科学化、制度化、规范化。学习、贯彻好新《条例》和新《格式》,是公文实务工作者和公文研究工作者今后一个时期所面临的主要任务。目前,笔者在网络媒体看到,对新《格式》的宣传还处于刚刚起步、尚不规范的阶段,认识模糊、解读错误的现象比较严重,需从历史性的统一、原则性的调整、细节性的修订三个方面加深理解。

  2.忌不明确公文格式基本要求

  公文格式的基本要求,简言之是公文格式要实现规范化。规范,即约定俗成或明文规定的标准。所谓规范公文,就是从内容到形式均符合规范标准的公文。具体来讲,公文格式规范要求做到:要素齐全无赘疣,位置得当无偏差,版式正确不混淆,首尾相符不矛盾。要深刻理解这些要求,须对本编阐释的具体禁忌逐一把握。

  3.忌上行文签发人缺失

  “签发人”是上行文中的必备要素。根据前面关于文种的阐释,上行文应当包括请示、报告和呈转性意见。

  新《条例》规定:“上行文应当标注签发人姓名。”新《格式》规定“签发人由‘签发人’三字加全角冒号和签发人姓名组成”。据此,凡上行文均应按此规定办理。

  实际上,2000年《办法》即已作了类似规定,然而很多公文未能认真执行。有的仅在请示公文中标明,而在报告和上行性意见中未标明。今后,应当继续避免此误。

  需要说明的是,2000年《办法》规定:“上行文应当标明签发人、会签人姓名。”新《条例》和新《格式》均只规定标注签发人姓名,而取消了会签人的概念,不再区分“签发人”,这显然比原规定确切。

  4.忌发文机关署名缺失

  1996年《条例》规定了发文机关署名,2000年《办法》未作规定。1999年《格式》曾规定:“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。”因此,实践中往往执行不一。新《条例》规定,发文机关署名“署发文机关全称或者规范化简称”。新《格式》对无论单一机关行文还是联合行文均规定标注发文机关署名,改变了单一行政机关行文不署名的做法。今后,按此规定,发文机关署名不宜再省略。

  5.忌印章缺失

  印章代表着发文机关的权力和职能,是行使职权的标记,也是发文机关对公文生效负责的凭证。有些公文只有发文机关署名而未加盖印章,这既不严肃,又等于没有法律效力。其中有的是以为套红版头的铅印公文就可以省略印章,有的是因工作疏忽所致。另外,联合行文,联合发文机关都应当加盖印章。联合发文机关不全盖印章的做法是不符合规定的。

  需要说明的是,1996年《条例》曾规定:“除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外,公文均应当加盖发文机关印章。”2000年《办法》曾规定:“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。”新《条例》规定:“公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”新《格式》规定“印章用红色,不得出现空白印章”,并对单一机关行文和联合行文加盖印章具体事宜一一加以明确。新旧规定比较,主要区别是:原规定联合上报的公文由主办机关加盖印章,新规定未作类似规定,说明联合上报的公文,发文机关也都应当加盖印章。

  6.忌抄送机关不当缺失

  新《条例》将抄送机关释义为“除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关”,规定抄送机关“使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称”。新《格式》作了具体规定,明确“‘抄送’二字后加全角冒号和抄送机关名称”(纪要格式宜将“抄送”二字改为“分送”)。

  应该抄送而未抄送的公文,主要有以下几种:一是因特殊情况而越级呈报的上行文,未能抄送被越过的上级机关;二是受双重领导的机关向某一上级机关请示,需要抄送而未能抄送另一上级机关;三是上级机关对受双重领导的下级机关行文,需要抄送而未能抄送该下级机关的另一上级机关;四是重要的下行文,未能抄送直接上级机关;五是公文内容涉及有关机关的职权范围,未能抄送所涉及的机关。

  7.忌页码缺失

  新《格式》将页码明确规定为公文格式要素之一。同时,将原规定“用4号半角白体阿拉伯数码”改为了“一般用4号半角宋体阿拉伯数字”。根据新《格式》关于“公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码”的规定,此种情形不能算作页码残缺。根据“公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排”的规定,附件不宜单独编排页码,也不宜不编排页码。

  8.忌信函格式中的红色双线不合规定

  新《格式》规定:信函格式“发文机关标志下4mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。”将1999年《格式》中的“武文线”和“文武线”改成了“红色双线”,但基本精神未变。以往,曾有将信函格式中不同粗细的红色双线错成单粗线或双细线的,应当纠正。

  另外,应注意信函格式中的红色双线与其他分隔线长度上的区别。前者为170mm,后者与版心等宽即156mm。

  9.忌上行文的发文字号居中排列

  新《格式》规定:“上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。”以往,有的上行文的发文字号习惯于居中排列。

  10.忌版记不在偶数页上

  根据新《格式》关于“双面印刷”和“首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合“的规定,版记务必置于偶数页上。版记不在偶数页上的公文是不规范的,今后行文一定要注意这一点。即使公文很短,首页可以放下版记内容,但由于公文是双面印刷,版记也必须移至第二页上,哪怕第二页除了版记而没有任何内容也应当如此。

  11.忌在抄送栏中写发文机关领导姓名以及“存档”字样

  在抄送栏中写发文机关领导姓名以及“存档”字样,在基层机关公文中比较多见。这样做于法无据,也没有必要。

  12.忌在版记下面赘加“拟稿×××,打字×××,校对×××,印数×××”

  在版记下面赘加“拟稿×××,打字×××,校对×××,印数×××”的情形,在基层机关公文中也比较多见。

  有的单位表示,加的目的是为了明确责任。明确责任可采取别的办法,而不必体现在公文格式上。有的公文著作在介绍公文格式时,将印发机关和印发日期处标注为“×××××办公室 共印×××份 2000年×月×日印发”,更显得不伦不类。

  13.忌不明确发文字号的结构规范

  发文字号和公文标题一样,也是公文的重要组成部分以及体现公文格式的主要标志。要素残缺和位置不当等,仅仅反映了公文格式上的一些主要毛病。而公文写作对发文字号本身又有具体规定和规范化要求。

  在长期的公文实践中,发文字号变化多样,至今纷繁复杂、五花八门,而在理论上的阐述也往往不尽一致。因此,很有必要对发文字号的结构规范加以明确。

  新《条例》再次明确规定,发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成”。例如:“国办发〔200×〕×号”,其中国办“代表国务院办公厅,属机关代字;〔200×〕是年份;后面的×为顺序号。省以下机关发文字号,严格分析与之略有不同。一般来讲,其机关代字的第一个字应清楚地表明区域。如:“黑政发〔200×〕×号、内政办发〔200×〕×号,其中“黑”代表黑龙江省,“内”代表内蒙古自治区;“政”和“政办”分别代表政府和政府办公厅。合起来,是个完整的机关代字。所以,“黑”和“内”可视为区域代字,也可视为机关代字的一部分。鉴于此,机关代字一般要两个字以上。当然也有一个字的,如:“中发〔200×〕×号”“国发〔200×〕×号”,其中“中”和“国”就分别代表中共中央、国务院。总的来讲,发文机关代字中的字的多少要以简明、准确、没有歧义为原则。

  机关代字和年份中间的“发”字,既代表发文的意思,又起着联结词的作用。一般多用“呈” “发”“函”三个字来联结,分别代表上行文、下行文和平行文(有的用“函”联结并不只代表平行文,而是代表信函格式)。一些较大机关的下行文,即使在同一时期也不一定专门使用一种发文字号。

  在许多公文中,会看到用“字”联结的情况。这多表现在发文数量较多的大机关的业务主管部门的公文中。对“发”和“字”的使用,目前尚无明确规定。从常用的基本的发文字号来看,比较规范的用法是:“发”一般在机关统发文中使用;“字”一般在机关的部门分类文中使用。

  鉴于实践中的复杂情况,—些非基本的发文字号是否规范,还有待于实践检验或由法定机关进一步明确。

  14.忌发文字号要素不全

  发文字号要素不全,主要有以下几种情形:一是缺少发文机关代字,如函字〔19××〕×号。二是缺少年份,如“×公交字第8 1号”“交字第402号”“建字第315号”“工计国字86号”“×字第××号”“×商院函字第12号”等,很明显是不规范的。类似这种发文字号,不仅违反规定,而且不利于归档和利用。三是缺少机关代字和年份(即只有发文顺序号),如“复字×号”。

  命令(令)、公告等公文,发文字号多只有发文顺序号,目前法规对此未加明确。其他公文发文字号既没有发文机关代字,也没有年份,应视为不规范。

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