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【经验】做好秘书工作要必备文字表达能力

时间:2015-05-12 10:50:54 来源:公文写作范文网 

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   【经验】做好秘书工作要必备文字表达能力

   文书写作能力培养途径文书写作能力是文秘人才的核心技能之一,在西方发达国家优秀的秘书被称为第一流的文字处理能手。文字表达能力是一个人必须具备的一种能力素质,也是现代文秘人员非常重要的基本功和基本技能,是秘书“看家”的本领。

  一、文字功底是现代秘书的基本素质

  现代秘书是“掌管文书并协助公司领导处理日常工作的人员,是领导的参谋助手,秘书工作的基本性质要求秘书必须具有良好的书面语言表达能力,要擅书 (即办理文书),以“书”为主,寄情于“书”,要会驾驭文字材料。

  秘书人员的书面表达能力即指一般的写作能力,写作能力是秘书人员非常重要的基本功。文秘人员一定要具有良好的书面表达能力,具有扎实的文字功底,这是秘书人员最起码的素质要求。

  由于秘书写作的对象主要是公文,因此,秘书人员要根据领导授意与工作需要,需经常撰拟各种文稿,这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧,而且应熟知各种公文的写作,熟练掌握各种公文的要求与方法,能够撰写出观点正确、内容充实、结构严谨、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类公文。

  二、现代秘书文字表达能力的培养

  秘书在工作中要从事各种公文的写作,要求熟练掌握各种公文的写作方法和技巧,迅速准确地撰写各类公文。为能撰写一篇高质量的公文,充分发挥公文的作用,提高工作效率,在写作时必须注意各个环节。

  (一)、公文写作前,要大量占有材料,构思文章

  写作前要做好材料准备工作。公文要有的放矢的,写作前要积累丰富的材料,并加工处理,去粗取精,去伪存真,然后构思全局,列出提纲,为文章的结构层次、观点的提炼,都从这里起点。这样才能更好地体现领导的意图和决定。

  (二)、合理安排结构,善于谋篇布局,突出中心

  撰写公文要求文字简练,善于谋篇布局、合理安排结构,中心突出,层次清楚,逻辑性强,结构紧凑,这就高度体现了公文写作的本质特征。公文应围绕主题,中心突出,结构合理,详略得当,重点突出。

  (三)、具有一定的文学知识,懂得语法和逻辑知识

  秘书应具有一定的文学功底,懂得语法和逻辑知识。不写错别字,正确使用简化字,书写规范,字迹工整,词汇丰富,并能选用最恰当的词语,准确地反映实际情况,增强工作的主动性,准确地贯彻落实党的方针政策,使公文意图生动地突现出来。

  (四)、熟悉各种公文的种类、用法及格式

  公文是一种特殊的文章,除要遵行一般的写作规则之外,还需要遵循公文写作的特殊规律。文秘人员在撰写公文时,无论是的公文的内容、公文文种的选择、公文格式、文风、还是行文语气以及表达方法等因素,都应规范运用。因此,公文写作时,行文关系要正确,选用文种要恰当,使用语言要准确,公文格式要规范。

  公文内容必须符合国家的法律法规、路线方针政策,合乎上级指示和规定,与本机关其他现行有效文件保持一致。实事求是,即要求公文的内容能从实际情况出发,有切实的客观针对性,有利于解决实际问题;要忠实地反映情况和问题;各种判断要合乎实际;各种解决问题的方法措施应切实可行,具有可操作性。

  文种使用要恰当。不同的文种,具有不同的功能和作用,并体现发文机关与受文机关之间的关系,体现了不同的行为目的。文种使用不当,会造成行文关系的混乱。恰当地使用文种,可以进一步增强公文的效能,确保公文的写作质量。因此,秘书要深入研究文种,恰当使用文种,因此,文秘人员在撰写公文时,要注意常用公文文种的区别,要“对号入座”、忌“张冠李戴”,应准确掌握和正确应用,根据行文关系、行文目的选择文种,使用文种。

  公文格式要规范。公文的规范格式能够体现公文的法定效力、权威性与严肃性,以规范、庄重的形式和逻辑力量引起人们对它的重视,为人们阅读、承办和管理公文创造便利条件,有利于提高工作效率,是公文有效性的切实保障。这些格式规范对于表明公文的来源、去向、内容、时间、传知范围及对公文印制规格有着重要的作用,我们要根据公文写作的目的、内容、需要以及所要解决的实际问题去写作。

  (五)端正文风,行文语言准确、简练

  树立健康优良的文风,这是当今公文写作的一项重要任务。

  首先要坚持实事求是的原则,这也是秘书工作的基本原则。秘书撰写文件时,应注重调查研究,坚持实事求是的原则,内容要符合客观实际,掌握分寸,客观公正。

  其次,公文语言一定要准确、鲜明、生动、简练。

  公文的语言要准确,是指文章要真实、贴切、规范、恰如其分地反映客观事物,并揭示其本质意义。词义要精当准确,词汇要丰富,正确地进行科学的判断和符合逻辑的推理。它要求观点符合党的国家的方针政策,准确体现发文机关意图,材料真实可靠;语言质朴、合乎语法、符合逻辑;语气轻重恰如其分,以保证语言的严谨、准确、通畅,规范、完整、清晰、耐久,准确表达中心思想。

  公文的语言要鲜明,即立论明确,不能有歧义。处理好材料与主旨的关系。赞成的、反对的,歌颂的,批判的,态度明朗,是非清楚,是非爱憎分明,不能含糊其辞、模棱两可。

  公文的语言要生动,就是把所要写的事情、思想和情感栩栩如生地表达出来,也就是写“活”了。反映新事物,研究新问题,内容有新意。公文和文学作品不同,文学作品讲的是形象的生动性,公文讲的是解决问题的需求性、这就得运用公文语言的表达技巧。因此,秘书人员一定要扎扎实实过好文字语言关。

  公文的语言要简练,在语言质朴、通顺的基础上,文字简明扼要,概括力强,言简意赅。要求用最简洁的文字,顺畅而有条理地说明问题,表达丰富的内容。该短则短,该长则长,句中无余字,篇中无剩言,不累赘重复,不冗长拖沓。行文简洁,主旨突出,进一步提高办事效率。 切忌长而空,累赘重复,冗长拖沓。

  我们一定要提高对端正文风的认识,杜绝弄虚作假、套话连篇,空洞无物、浮华雕饰、矫揉造作等风气对公文的影响,树立优良文风。讲究工作实效,注意调查研究;提高自身的素质。

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