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【经验】公文写作如何准确表述首长意图

时间:2015-05-11 12:08:32 来源:公文写作范文网 

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   【经验】公文写作如何准确表述首长意图

   拟写公文是机关工作人员的一项基本功。准确领会首长的意图是拟写高质量公文的前提和基础,掌握并运用表述技巧是拟写高质量公文的方法和途径。拟写高质量的公文应做到:

  1 准确领会首长意图

  公文表述首长意图应真实、全面。首长意图有时是完整的、系统的,有时是零碎的、间断的,单从首长交待任务时的言语中是很难全面把握首长意图的。领会首长意图必须全方位掌握情况、多渠道思考。

  一要熟悉首长。熟知才能相通,机关人员要准确理解首长意图,应了解首长的个性、思想、知识、经历、思维方式和语言、工作习惯,留心每位首长的特点,努力适应首长,跟上首长的思路,读懂“弦外之音”。

  二要掌握情况。机关人员在日常工作中,主要应掌握跟随首长外出和完成首长交办事项的背景、任务由来。无论是哪一种情况,都必须要全面掌握情况,弄清楚是在什么背景条件下接受的任务、目的是什么、依据是什么。

  三要换位思考。“不谋全局者,不足谋一域”。要想真正理解和领会首长意图,必须学会换位思考问题,学会站在首长的角度看问题,主要是要从全局角度理解首长意图,把首长的思想、意图放在大环境、大背景、大局利益去理解,提升看问题的起点,就不会偏离方向,就能准确理解首长的思想。

  四要深入沟通。在领会首长意图过程中,有时光凭独自思考、空想,很难有突破。俗话说:话不挑不明,理不点不破。所以,就要尽量创造机会与首长交流沟通,当然,交流沟通要讲究方式方法,切忌一遇问题就找首长请教,这样既耽误首长的时间,又分散首长精力。正确的做法是,等待时机、创造机会与首长交流沟通,提前把问题想全、想透,尽量一次将所有问题问个明白,询问时讲究一个“深”字。

  2 巧妙运用表述艺术

  准确领会了首长意图,如何表述出来?需要加强典型公文学习观摩,多写勤练,不断总结积累经验,掌握技巧。

  一要把好角色、选准切点。机关撰写材料,是单位和首长的“代言人”,需要时刻牢记自己所代表的身份,要体现如何落实好首长意图。如果代表单位,需要掌握单位的级别层次;如果代表首长个人,需要掌握首长的职务角色。这些情况弄清后,再从不同层次和角度,占领阵地,思考问题,站“位”谋“政”,才能赋予材料“思想”。

  二要位居首长、精心构思。一是同位思考。必须站到与首长同样的高度去思考问题,而不能局限于自己的年龄、职务考虑问题。应着眼全局长远,围绕整体工作思路、中心工作、热点难点问题去构思材料。二是同步思考。思维有三种境界,即超前思维、同步思维、跟踪思维。要力求有超前思维能力,至少要具备同步思维能力。要想首长之所想,急首长之所急,对首长来不及考虑的问题,要力争提前想到;对首长担心和关注的问题,要力争有所预见;对首长希望解决的问题,要力争找到办法,最终通过文字表达出来。三是同度思考。要做到这一点,就要培养一种明察秋毫、见微知著、窥小见大的能力。对于首长每一条指示,每一个意图,都必须深思熟虑,反复比较,不能停留在表面上,仅限于肤浅的理解,要进行深度分析和挖掘,力求抓住事物的本质,这样写出来的材料才“有血有肉”。

  三要拜“老”为师、提炼升华。新机关接到公文写作任务时常感到手忙脚乱、无从下手,而老同志却能按部就班、有条不紊地展开工作,那是因为经验的积累和对上级文件精神的学习和把握在实际工作中起了关键的作用。一方面要多向老机关请教,长期在机关工作的老同志,往往对首长的秉性和工作思路相对比较熟悉,多向他们请教,也是领会首长意图的重要途径。另一方面要多学习“老材料”,多看多记以往首长的讲话、年度工作安排、年度工作总结、各项工作的指示要求等,其中大多都包含着各级首长的重要意图和具体要求,都非常重要。要深入学习,认真领会,弄懂弄通,不断积累,才能从首长所言、所行、所写、所思中将意图核心提炼出来,跃然于纸上。

  四要拾遗补缺、创新加工。不能只做录音机、复印机,首长怎么说、就怎么写。机关人员应当不循常法,打破常规,以敢于开拓创新的精神贯彻落实首长意图。只有不断地思考,认真地分析,才能真正理解首长意图的内涵,才有可能在材料中进一步丰富和深化首长意图。当首长的意图不成熟时,必须敢于对其进行综合、归纳、推理,将其升华为成熟理性的意图;当首长的意图粗糙、有遗漏时,要善于拾遗补缺,全方位、多角度地思考问题,完善首长意图,使之成为决策思想;当首长的意图不系统时,必须沿着首长的意图思路,分析其发展趋势,举一反三,横向扩散思维,使之成为连贯系统的思想。只有进行分析、思考、综合、提炼、概括,并吸收其他思想,才能使材料更成熟、更完善、更系统。

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