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【经验】新版公文制作与常见问题解决办法

时间:2015-05-08 13:41:32 来源:公文写作范文网 

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  【经验】新版公文制作与常见问题解决办法

   党政机关公文格式新标准从2012年7月1日开始执行,半年来,虽然全国各地都在积极执行新版公文标准,但是由于部分公文制作人员对现代办公技术不熟悉,造成了公文制作的不规范,从形式上给党政机关公文带来了不好的影响。为了进一步推进党政机关公文建设,帮助广大文秘工作者掌握公文制作的正确的方法,本文将从以下四个方面探讨公文制作和处理的有关问题。

  一、常见问题及解决办法

  根据《党政机关公文格式》的要求,从2012年7月1日起,党政机关公文已经统一采用国际标准A4纸型印发,并对公文格式做了新的调整。尽管各地都在积极认真地执行新版标准,但是仍然存在着诸多问题,现针对目前涉及面较大的主要问题提出以下解决办法:

  (一)使用小标宋字体标识文件版头和标题文字。由于计算机系统中没有预装小标宋字体字库文件,所以很多单位的公文中文件版头和标题文字未使用小标宋字体。解决办法是:先在网上下载小标宋字体库,复制后粘贴到计算机硬盘上的C:\Windows\ Fonts文件夹中即可。

  (二)设置发文机关标志上边缘与版心上边缘间隔为35毫米。办法一:选中第一行,单击菜单栏上的“格式/段落”,在段落对话框中将第一行的行距设置为固定值:99磅,即35毫米(注:1磅=0.353毫米);办法二:插入一个隐藏了边框的表格,设置第一行表格的行高为3.5厘米固定值。

  (三)设置每页22行、每行28字。单击菜单栏上的“格式/段落”,在段落对话框中将行距设置为固定值:28.8磅,即可保证每页22行;全选正文所有文字,将字号设置为15.5磅,即可保证每行28字(如果将字号设置为16磅或三号,则每行只能容纳27字)。

  (四)设置页码使其左右两边的一字线距离版心下边缘7毫米。在“页面设置”对话框中的“版式”标签下,将页脚设置为2.55厘米,然后进入页脚编辑状态,把字体设置为宋体,字号设置为四号,再插入页码,在页码的左右分别输入破折号(各删去半段),并将第1页页码右对齐后右空1字,第2页页码左对齐后左空1字即可。

  (五)附件格式设置。当附件多于1个时,附件的序号左端应上下对齐,这可以通过调整水平标尺上左边的倒三角游标来实现;当附件的标题文字多于一行时,回行文字应该与上一行附件名称的首字(不是序号)对齐,这也可以通过调整水平标尺上左边的倒三角游标,设置悬挂方式来实现。

  (六)设置成文日期与正文的间距。按照《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》,一般市级机关、企事业单位的公章直径都是45毫米(127磅)。按照加盖公章要“上不压正文,下要骑年盖月”和“印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内” 的基本要求,考虑到成文日期和上一行发文机关署名这两行字的高度(57.6磅),因此,发文机关署名上方的空白区域高度不得低于127-57.6=69.4磅,可以空3行或将空白区域的行距直接设置为80磅,即可达到上述要求。

  (七)成文日期右空4字的设置。在实际工作中,大多数公文制作者是通过敲击空格键的办法使成文日期右空4字的,实际上只需要在成文日期右对齐的前提下通过调整水平标尺上右边的倒三角游标即可实现右空4字。

  (八)版记分隔线的设置。通常人们是通过添加图形直线的方式来设置分隔线的。下面的方法更简单:选中版记中所有文字,单击菜单栏上的“格式/边框和底纹”,选择实心线和宽度1磅,单击右边预览图的上、中和底部,确定即可。这种分隔线的设置,将只在每个自然段的上下设置分隔线,符合版记分隔线的设置要求。

  二、公文模板的制作

  为了提高公文制作效率,减少公文格式错误,通常需要制作一个公文模版。下面以应用频率最高的平行公文(含下行文)模板制作为例,介绍公文模版的基本制作方法。

  (一)页面设置。进入“文件/页面设置”,将纸张大小设置为“A4”,上下边距分别为:3.7和3.5厘米,左右边距分别为:2.8和2.6厘米,页脚设置为:2.55厘米,勾选“奇偶页不同”选项。进入“格式/段落”,将行距设置为固定值:28.8磅,将字号设置为15.5磅。进入“视图/页眉和页脚”,按照上述“一、常见问题及解决办法”中的第4点设置好页码。

  (二)版头设置。为了便于公文的打印,版头的设置采用表格加艺术字的方式。在第一行插入一个3行1列的表格,表格的第1行行高设置为5.7厘米,第2行行高设置为2.63厘米,第3行行高设置为2.53厘米。为了公文在电脑上显示美观起见,可以单击“表格/绘制表格”调出“表格和边框”工具条,单击右下角的“隐藏虚框”按钮,即可将表格隐藏起来。1.发文机关标志。在表格第1行中插入一个艺术字,选择小标宋字体后输入发文机关标志,将艺术字的颜色设置为红色,按下“ALT”键拖动艺术字使其与表格第1行下边线居中对齐。2.发文字号。在表格第2行中输入17磅仿宋字:“发文机关代字”“〔年份〕”“文件编号”,调整发文字号与表格第2行下边线居中对齐。3.红色间隔线 在表格第3行中插入一条实心红线,长15.6厘米,粗细3磅。调整红色间隔线位置,使其与表格第3行上边线距离4毫米(如果是党的机关公文模版,则需要两条长7.1厘米,粗细3磅的红色间隔线,一个高度和宽度均为0.91厘米的实心红色五角星。五角星由自选图形中的“星与旗帜”画出,在五角星的左右各放置一条红色间隔线,组合图形后再与表格上边线靠齐)。

  (三)正文格式设置。1.标题设置。在表格下方预置标题,例如“XXX关于XXXX的通知”,选中标题将其字体设置为二号小标宋体并居中排列。2.主送机关设置。标题下空一行后顶格输入主送机关和全角冒号,并将其设置为三号仿宋字。3.正文设置。正文每一个自然段的第1个字都要左空2个汉字,不能用敲击空格键的方式来实现,因为这会给后期的文件编辑带来麻烦。正确的做法是:调整水平标尺上的游标,使正文的第1个字左端空2个汉字。这样做的结果是,只要敲击了回车键,下一个自然段的第1个字就会左空2个汉字,不需要再做调整。4.附件设置。在正文最后一行下方空一行后输入“附件:”,如果只有一个附件,则可直接输入附件名称;如果附件不止1个,则可按照上述“一、常见问题及解决办法”中的第5点进行设置。5.发文机关署名和成文日期设置。发文机关署名在成文日期正上方居中编排,成文日期用阿拉伯数字和年月日标识,其它格式参照上述“一、常见问题及解决办法”中的第6、7点进行设置。

  (四)版记设置。抄送机关与印发机关和印发日期都是四号仿宋字,左右各空一个汉字。1.抄送机关的位置。抄送机关的位置由印发机关和印发日期的位置来确定,它在印发机关和印发日期的上方。抄送机关名称间用逗号隔开,最后一个抄送机关名称后用句号结束。当抄送机关较多,一行排列不完,回行时应与上一行冒号后的首字对齐。2.印发机关和印发日期位置。印发机关和印发日期在公文的最后一页的最后一行,与版心下边缘对齐。3.版记分隔线设置。按照“一、常见问题及解决办法”第8点进行设置。

  三、公文的打印

  为了避免打印时将公文版头中的发文机关标志和红色间隔线覆盖在公文纸上,通常人们是将发文机关标志和红色间隔线删除后再打印。这样做不仅麻烦,而且容易忘记恢复文件原样。用本文介绍的方法制作的版头,只需要进行一次性的打印设置即可实现既能在电脑上显示公文全貌,又能在打印时不打印出发文机关标志和红色间隔线。具体设置方法是:打印前先单击“工具/选项/打印”,取消“图形对象”左边的勾,“确定”即可。

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