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【经验】公文标题方面禁忌(1-10)

时间:2015-05-07 14:38:30 来源:公文写作范文网 

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   【经验】公文标题方面禁忌

   1.忌对公文标题及其规范缺乏足够认识

  公文标题是公文的“眉目”,也可称作“眼睛”和“窗口”,尤可堪称公文所有组成项目中最精华的要素。它最能体现行文主旨和行文关系,最能体现公文的主要内容和文种的正确使用,最能体现公文处理法规的最新规定,最能体现语法、修辞和逻辑等多学科知识的综合运用技巧,也最能体现作者的才华和智慧,因此在很大程度上能反映出行文单位制作公文的水平。拟制好公文标题和搞好公文标题评改,是公文写作和公文病误矫正中最精彩之笔。公文标题拟制得好与坏,在一定程度上决定公文写作的成与败。公文标题不规范,会直接影响行文单位乃至整个系统的形象。

  公文标题拟制规范,是公文规范化的重要组成部分。实践中,公文标题不规范的问题尤为突出,而在理论研究上,至今仍存在许多难点和疑点,均令广大公文工作者十分困惑。无论哪一级机关,规范地拟制某一公文标题可能轻而易举,但要做到制发的所有公文的标题都规范无误,则实属不易。公文标题的语言运用,突出体现了公文语言的特点。公文标题语言规范和公文标题结构规范息息相关,因此,探究公文标题的结构规范至关重要。从某种意义来说,可谓是公文写作实践和公文理论研究的重中之重。

  公文标题结构具有一定的模式性,但这种模式性又不能绝对化。公文标题的复杂性,决定了其拟制上要有一定的灵活性;但这种灵活性必须建立在公文规范化的基础上,以不影响公文规范化为前提。公文标题要达到结构规范的要求,存在着诸多难题。其中,既有公文写作实践方面的难题,又有公文理论研究方面的难题。从性质来看,既有急需补偏救弊的问题,又有尚需明确和改革的问题。

  实践证明,对公文标题及其规范缺乏足够认识,是公文标题出现种种不规范情形的重要原因之一。了解不同公文标题结构,有助于我们在实践中规范地行文。拟制公文标题时,把握好公文类别及其结构特点,就可以避免不同类公文的交叉性影响,防止出现张冠李戴之病误。把握好公文标题的句法结构特点,可有效避免语法、修辞和逻辑方面的错讹,为实现公文标题的规范化奠定良好基础。

  2.忌不明确拟制公文标题的总要求

  不明确公文标题的总要求,也是公文标题出现种种不规范情形的重要原因之一。有的人在拟制公文标题时,只知其一不知其二,不能统筹兼顾,往往顾此失彼,而使公文标题出现种种不规范的情形。

  拟写公文标题的总要求是:结构完整,事由明确,文题相符,文种恰当,语言规范,文字简洁,便于阅读、管理和使用。具体来说,公文标题构成的要素不能残缺,事由概括必须简明确切,应同正文表达的内容一致,文种不能用错,词语不能出现语法错误,等等。

  3.忌不明确公文标题总体结构特点

  要做到规范拟制公文标题,必须首先掌握其总体结构特点。明确公文标题的总体结构亦即公文标题总体结构原理,是拟制和矫正公文标题时确保其结构规范的前提之一。

  新《条例》进一步明确规定公文标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。公文标题总体结构以“三要素”为主,主要体现公文标题的项目构成,发文机关名称之后通常用介词“关于”引出关涉对象,和事由词语组成介词结构,作为文种的定语。很显然,公文标题是个名词性偏正词组(也称短语),而不是完整的句子。其结构形式可表示为:发文机关+“关于”+事由+“的”+文种。其中除“三要素”外,有两个常用的虚词:介词“关于”联结发文机关和事由;助词“的”联结事由和文种。这样组合后,其句法结构的特点是:文种为中心词,发文机关和事由共同充当文种的定语。

  4.忌公文标题不当省略发文机关

  依据公文标题结构原理,公文标题总体结构以“三要素”为主,主要体现公文标题的项目构成,一般由发文机关名称、事由和文种组成。实践中,许多缺少发文机关的公文标题是不规范的;理论上,至今存在严重误区。一部新出版的解读新《条例》和新《格式》的著作曾阐释说:“凡是有红色版头的文件,由于版头中业已标明发文机关名称,故在标题中可以省略。”据笔者所知,从未有过这样的规定,此说于法无据,可谓是长期以来理论上的一种错讹,而且“凡是……”说得太绝对,根本不符合实际。

  5.忌发文机关位置不当

  根据公文标题要素位置规范的要求,发文机关位于标题最前面。发文机关位置不当,表现为两种情形:

  一是发文机关和介词“关于”错位,如前面的举例:《关于××省财经学校向××大学联系……问题的函》,应改为《××省财经学校关于联系……问题的函》。

  二是将发文机关置于事由中间,如《2007年××党委安排的工作重点》,不仅缺少文种,而且发文机关位置不当。修改成《××党委关于2007年重点工作安排的通知》,才符合标题结构规范。

  6.忌发文机关党政不分

  第一编曾谈到违反行文关系的党政不分问题。党政不分问题,表现在公文标题上则是发文机关党政混淆。例如:《×××党委关于转发工会<关于筹备召开第×届体育运动大会的通知>的通知》,党委根本没必要行文,由行政单位或工会直接发文即可。另外,不应转发所属单位的通知。《转发×局团委<关于协助党委建立各级团委后备干部制度的意见>的通知》(××政字〔19××〕10号),此文行政机关行文不妥,发文机关应改为“××党委”,“转发”改为“批转”,并去掉书名号。

  7.忌公文标题中的发文机关与落款或印章不符

  公文标题中的发文机关与落款或印章必须相符。有些公文却常常不相符,这是公文规范化所不能允许的。比较常见的错误有四种:一是公文标题中的发文机关为领导机关名称,落款或印章却是其办公部门;二是公文标题中的发文机关为办公部门,落款或印章却是其领导机关;三是公文标题中的发文机关为临时机构名称,落款或印章却是常设机构名称;四是公文标题中的发文机关为常设机构名称,落款或印章却是临时机构名称。

  8.忌将概括公文主要内容的短语或句子作为公文标题

  将概括公文主要内容的短语或句子作为公文标题,是公文标题只有事由即仅由事由要素构成而缺少发文机关和文种的情形。其中,有的类似事由,有的又有别于事由。如某书介绍的公文标题《关于安排外国旅游者游览、朝拜五台山部分寺庙事》;省级机关公文标题《转发<……>等两个文件》;国家级机关公文标题《当前农村经济政策的若干问题》。此类型标题,明显违反现行公文处理法规的规定,不符合规范化要求,而且带有相当的普遍性。

  9.忌将类似新闻报道等体裁文章的题目作为公文标题

  将类似新闻报道等体裁文章的题目作为公文标题,像事由又不像事由,在公文中显得很不协调、很不得体。如某省级机关公文标题《××××报告团在××产生强烈反响》;国家级机关公文标题《把农村改革引向深入》等。此类标题明显不符合公文标题的结构规范,也带有一定的普遍性。

  10.忌公文标题随意省略事由

  公文标题随意省略事由,专指公文标题由发文机关和文种构成而无故缺少事由要素的情形,亦即没有概括公文的主要内容,不该省略而省略了事由。如《××市人民政府决定》、《××县人民政府通知》等。

  公文标题偶有省略事由的时候,如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。这样的公文,正文特别简短,标题省略事由未尝不可;但不分情况随意省略则不可取。实践中,省略事由大多不够规范,不应提倡。

  和国家早期公文中,也有不当省略标题事由的情形,如《中共中央通知》(中发〔1972〕××号)。发文当时,也许没有人怀疑它的规范性,但按现行公文处理法规衡量肯定是不规范的。

  《国务院关于在西藏自治区拉萨市实行戒严的命令》(国发〔1989〕20号)全文只有一句话,仅14个字左右,可谓是篇、段、句合一的典型公文,但却用了完整的“标准式”标题,很值得借鉴。

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