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【经验】公文文种使用禁忌(11-15)

时间:2015-05-06 16:33:16 来源:公文写作范文网 

  本文为公文文种使用禁忌,由公文写作范文网(fanwen.shiyebian.net)搜集整理,供各位公文写作人员参考!

   【经验】公文文种使用禁忌

   11.忌不明确通知和通报的区别

  1996年《条例》规定:“通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。”2000年《办法》规定:“通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。”新《条例》规定:通报“适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况”,比较来看,并没有原则性修改,但将原来的“交流重要情况”和晴况“改成“告知重要情况”,表述更确切。实践中,传达性通知易与传达告知性通报相混淆。

  依据规定,通过分析比较,可看出通报、通知虽然都具有知照性的特点,但有很大区别。一是从适用范围来看,通报仅限于表彰先进、批评错误和传达重要精神或告知重要情况,明显小于通知。二是从传达告知的事项来看,通报少于通知,但却突出了“重要精神”和“重要情况”。三是从目的和作用来看,通知强调做什么和怎样做,一般要求办理,有的具有较强的强制力和约束力;而通报主要使受文单位了解某一典型或某启发、告诫和沟通信息的作用。四是从公文内容的时态来看,通知多具“未然性”,通报多具“已然性”(即已经成为事实的典型、情况等)。

  12.忌将通报错成通知或将通知错成通报

  不明确通知和通报的区别,则很容易将通报错成通知。将通报错成通知,主要有两种情况:一是习惯性地认为通报只是批评错误而缩小了其使用范围,不适当地让通知取代通报。二是把握不准它们的区别,需要传达重要精神或告知重要情况时也用通知行文。如《×××关于安全生产事故的通知》,则应将“通知”改为“通报”。

  不明确通知和通报的区别,更容易将通知错用成通报。将通知错用成通报,主要有三种情况:一是将指示性通知错用通报行文。二是将批转转发性通知错用通报行文。三是将具有未然性的通知错用通报行文。

  13.忌将指示性通知错成通报

  对文种功用理解错误,则往往会把通知错成通报。指示性通知错用通报行文的,如《××市卫生局××市财政局关于有关医疗单位将自费药品列为公费报销的通报》,从正文主要内容看,不属于批评性通报。它是根据某些医疗单位出现的问题,要求有关单位共同执行“严禁用公费报销自费药品”等项规定,因此用通知行文为宜。

  14.忌公文写作中便函和函混淆而错用

  此种情形不属于“张冠李戴”,而是两大类具体文种的误用。1951年政务院发布的《公文处理暂行办法》曾把公函和便函均列为公文文种;1957年国务院取消了公文种类中的便函,并将公函改称为函,至今未变。便函是机关、团体、企事业单位之间商洽一般性事项使用的一种非法定公文文种。相对法定公文来说,便函不属于正式文件,行文比较简便,可没有公文版头,也可不编排发文字号(有的编“便函”序号);而函不同,它是狭义法定公文的一种,有严格的成文格式和规范化的要求。但在公文写作中,常常将函和便函混淆,该用函行文时错用便函行文,或者该用便函行文时错用函行文。

  15.忌无端用通知印发纪要和意见

  会议纪要是1987年《办法》增加的文种,此前不能独立行文,一般需用通知印发。意见是1996年《条例》和2000年《办法》增加的文种,此前也不宜独立行文,一般也需用通知印发。

  这两个文种,在明确了狭义法定公文的身份之后,则可以独立行文,而不必再借助通知行文。笔者以为,无端用印发性通知行文的,是历史延续性影响所致。

  新《条例》再次明确了这两个文种,只是将“会议纪要”改为了“纪要”。毫无疑问,纪要仍可用纪要格式直接行文,意见仍可像通知那样直接行文。

  需要说明的是,对于纪要的法定效力问题,一直存有异议。由于新《条例》和新《格式》规定仍不够明确,因此实践中有的难免还用通知印发纪要。今后如何规范,尚需国家进一步明确。

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