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【经验】公文文种使用禁忌(1-10)

时间:2015-05-05 14:49:20 来源:公文写作范文网 

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  【经验】公文文种使用禁忌

   1.忌不明确文种的含义及重要性

  为概括表明不同公文的特征与使用范围,须赋予每种公文以统一、规范的名称。文种则是公文中具有共同内涵、共同使用范围、共同成文格式和最能体现行文主旨和公文内容、表明公文名称的基本分类单位。正确使用文种,是执行公文处理法规、促进公文规范化的起码要求、重要前提和基本保证。因此,在行文时决不能随心所欲,必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。公文的文种不正确,势必影响公文质量,影响发文机关的形象。

  2.忌不明确文种使用的基本要求

  根据公文处理法规规定和公文写作实践经验,文种使用应当把握“六个要点”:一是把握行文关系,二是把握职权范围,三是把握行文目的,四是把握不同类别,五是把握对应规则,六是把握关联文种。为方便记忆,特将其概括为六句话:行文关系尤重要,职权范围不可超,发文目的应把牢,不同类别区分好,对应文种宜可靠,关联文种勿混淆。

  3.忌滥用公告

  2000年《办法》规定:“公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。”据此,中央机关和受权的高级机关以及法律法规规定可以用公告公布法定事项的机关有权使用公告,一般机关不宜滥用。以前,学界曾有人提出要扩大公告的适用范围,实际上是屈从,滥用公告的倾向,欲使这种倾向合法化。

  新《条例》仍规定公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”,依然没有改变“向国内外宣布”,也没有改变“重要事项或者法定事项”。运用纵向比较法进行分析,会发现:国家在各个时期对公告的规定均没有离开“重要(或重大)”和“向国内外”等限制,因此滥用“公告”没有任何根据。

  从文种使用的角度考虑,超越职权范围行文最严重的问题当属公告的滥用。长期以来,滥用公告的现象十分普遍,主要表现在将广告、启事、声明等社会事务文书用公告发布上。

  某著作选用的一篇公告“范文”竟是《××市电子产品销售中心站开奖公告》,公告内容是:“我站定于××年四月二日上午,在本站门口(红卫路西路大板楼)举行第二次有奖销售商品开奖仪式。欢迎光临……”此“范文”实属滥用公告的典型,它充其量是个“启事”类文告而已,甚至可以说就是个“广告”。

  滥用公告的现象之所以一直很普遍,是因为很多人不了解公告的意义和用途,因而望文生义,以为在公共场合向公众告知事项就得用公告。结果,某个地方的事用“公告”,一个单位的事用“公告”,就连基层单位为告知某一具体事情也用“公告”,弄得各种名目繁多的“公告”随处可见。什么“开奖公告”“招聘公告”“工程公告”“搬迁公告”“游园公告”“换证公告”,甚至还有“医院门诊公告”“××商店公告”和令人啼笑皆非的“弃婴公告”等等。这类“公告”,不仅张贴在城市街道,而且常常见诸报端,或出现在电视屏幕上。不难看出,这已大大超出了公告的使用范围,远离了“向国内外宣布重要事项或法定事项”的本意。而那些随意拿公告当广告用的做法,尤其是在公文著作中把广告式的“公告”作为范文向读者推介,简直是对公告的一种亵渎和践踏。

  4.忌滥用通告

  社会上滥用通告和通知的现象,仅次于滥用公告。笔者并不完全否定与公文同名异质的事务性文书的正常使用,但不加区别地滥用法定公文,或张贴,或登报,或在广播、电视上播放,本是在以讹传讹;而一些公文著作竟将这种滥用的“文告”作为介绍通告、通知等文种时的“例文”和“范文”加以推崇,则是应该纠正的。,

  1993年《办法》曾规定:“通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。”2000年《办法》将其修改为:“通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。”当时人们较普遍认为,将“在一定范围内”改成“社会各有关方面”可有效避免通告的滥用。从实践来看,通告的使用者主要是行政管理部门,在公布社会各有关方面应该遵守的事项时尤其是这样。一般机关、团体和企事业单位确实需要向“社会各有关方面”公布周知事项时,并非绝对不可以用通告,但不应该滥用。新《条例》对通告的规定和1993年《办法》一样,也就是说,又将“社会各有关方面”改为了“在一定范围内”。笔者以为,这有利有弊。利是某些局限于本系统、本单位范围内应当遵守或者周知的事项可以名正言顺地用通告,弊是若对通告文种把握不好容易错用、滥用。

  实际上,在较小范围内告知事项,完全可以用“须知”“告示”之类的社会事务性文书,而不必非用狭义法定公文中的通告文种不可。滥用通告最典型的情形,当属把本属于广告、启事之类的社会事务性文书用通告在媒体上发布。

  5.忌滥用通知

  新《条例》规定:通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文”。滥用通知最典型的情形,当属把本属于广告、启事之类的社会事务性文书用通知在媒体上发布。下面,举个滥用通知的例子,标题是:××省邮电管理局对部分电信业务实行优惠的通知 时间:5月1日-5月31日

  此文原载《××日报》,后被某公文著作选用。该著作将其作为法定公文“通知”文种的范例加以介绍,并总结为“优惠性通知范例”,还在文后简析中评述道:“上述‘通知’的优点,主要是:(1)‘广告’效益显著。该文是在报纸上发的优惠性通知,目的是做个‘广告’。这种形式的不多,但确实能收到‘广告’的良好效益,特别运用红色标题,并在题下显著标明了优惠时间,其‘广告’效益将更为突出。(2)……”此文的选用者也不否认该“通知”是在做广告,但却不知为什么将其选作通知“范例”。

  6.忌不明确报告和请示的区别

  报告和请示虽然同属上行文,但却有着明显不同的行文目的和要求,其内容迥然有别,是性质截然不同的两类文种,不可混淆错用。我们把报告和请示的混淆错用,常常称作“请报不分”。新《条例》规定:报告“适用于向上级机关汇报工工作,反映情况,回复上级机关的询问”,请示“适用于向上级机关请求指示、批准事项”。

  两者主要区别:一是行文目的不同。报告大多以陈述情况为主,不要求上级机关批复;请示以请求指示或批准事项为主,要求上级机关批复。二是公文内容不同。请示可以围绕请求事项反映情况,陈述意见,说明理由,不排除含有一定的情况汇报,但报告中却不能夹杂请示事项,即使是内容复杂的综合性报报告也不例外。三是规范性用语不同。如结尾用语,报告多用“以上报告如有不妥,请指示”(不用也可),请示多用“当否(妥否),请批复”(不可不用)等。四是成文时间不同。报告大多属于事后行文,为过去时(也有的属事中行文);请示则纯属事前行文,为将来时,待上级批复后执行。

  7.忌用“汇报”替代报告

  以往公文中,曾有将报告错用“汇报”行文的。如《中共中央批转国家计划生育委员会党组<关于计划生育工作情况的汇报>》(中发〔1984〕7号),被转发文标题不规范,“汇报”应改为“报告”;另外,应去掉书名号并在标题后加通知文种。可修改为《中共中央关于批转国家计划生育委员会党组关于计划生育工作情况的报告的通知》(两个“关于”各有所用,相距较远,读时并不拗口,前“关于”不省略也可)。

  国家计划生育委员会党组如有明确的呈转意图,按现行公文处理法规规定可改用意见行文;但如果既汇报以前工作情况又提出今后工作建议,则只能用报告行文。若按此评改该文标题,可将其修改为《中共中央关于批转国家计划生育委员会党组关于计划生育工作情况和今后工作建议的报告的通知》。

  8.忌请报不分而滥用“请示报告”

  把报告和请示两个文种合并在一起使用,曾一度盛行。关于什么什么的“请示报告”,是过去比较常见的公文标题。2000年《办法》发布后,虽有所改变,但仍屡见不鲜,即便是国家级机关公文也未能杜绝。例如:《关于全国县乡人民代表大会换届选举工作若干问题的请示报告》,该“请示报告”是全国人大常委会党组主送给中共中央的,正文最后一段写道:“以上报告如无不妥,建议转发各地执行。”很明显,这是一份过去常说的“呈转性工作报告”(简称“呈转性报告”)。将其称作“请示报告”,尤为不妥。《关于……请示报告》是典型的文种并用。

  9.忌不明确意见和请示的区别

  意见是1996年《条例》和2000年《办法》新增加的可多向行文的文种,作为上行文时具有明确的呈转主旨,应当和原来经常使用的上行文文种请示严格区别开来。

  新《条例》规定:意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”,请示“适用于向上级机关请求指示、批准事项”。可以此为依据,结合公文写作实践,从公文内容、行文目的、行文主体、成文时间和上级处理方式等方面概括两者的区别。

  一从公文内容来看:意见多突出体现“新、要、难、广”的特点,一般是对新问题、比较重要的问题、较难解决的问题和涉及面较广的问题提出见解和处理办法。而请示内容比较单一、具体,一般针对某一问题、某一事情向上级机关请求指示或批准,无须是“新、要、难”和涉及面较广的问题。

  二从行文目的来看:意见请求批转,请示请求批复。

  三从行文主体来看:意见多由机关业务主管部门行文,一般属于部门因对要办的事力不能及,而须呈报领导机关批转才能奏效的公文(除特殊情况外,上级机关一般不大可能自己制定规矩要求上级机关批转其他同级机关)。请示行文主体广泛。

  四从成文时间来看:意见有事前行文,也有事中行文;请示必须事前行文。

  五从上级处理方式来看:意见一般由上级机关用批转性通知行文(有时由办公部门用通知转发);请示一般由上级机关用批复行文(有时由办公部门用函答复)。

  区别意见和请示,主要看公文的基本主旨和突出特性。基本主旨和突出特性主要由请批性还是请转性来决定,请求批复当用请示,请求批转当用意见(个别的用呈转性报告)。意见和呈转性报告尽管也有所谓的请示意向,但此意向隐含于请转意向之中,“请”的实质是建议,其根本主旨是建议批转而不是请求批复。

  10.忌将通告错成通知

  不了解或不十分清楚通告和通知的区别,则可能造成这两种文种的错用。一般多将通告印发或播发成通知,使使用频率本来就很高的通知用得更多、更滥了。比如:《关于注意交通安全的通知》《关于贯彻执行城市交通规则的通知》《关于使用文明礼貌语言的通知》《关于节约用电的通知》《关于海水×××等区域停水的通知》,都是面向某地公民的,均应改为通告。

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