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【经验】公文行文规则禁忌(11-20)

时间:2015-04-29 16:39:53 来源:公文写作范文网 

   11.忌先斩后奏

  先斩后奏,也是上行文行文过程中严重违反行文原则的突出问题之一,指将事情办完后再向上级机关请示。

  事前请示,本是行文的规矩。但有的单位往往事后请示,“既成事实”后让上级机关不得不批;有的寻找“借口”,一边运作,一边“请示”。

  先斩后奏的公文,不仅仅违背公文规范化要求,更反映了个别机关领导者不良的工作作风。

  12.忌一文多事

  一文多事,专指请示文中一文呈报多个请示事项的情形。1996年《条例》和2000年《办法》均规定“请示应当一文一事”。新《条例》对此进一步作了明确规定。很明显,主旨明确,内容具体,中心突出,才便于上级审阅和处理。然而,有些公文总要一文呈报多个请示事项,有的甚至节外生枝、笔下生花,给上级答复和处理造成困难,势必影响办理效果:一文多事,体现的是违反行文规则方面的规定,导致的是公文内容的不规范。

  13.忌报请混杂

  报请混杂,专指在报告和“呈转性意见”文中夹带请示事项的情形。

  公文处理法规是将“一文一事”和“不得夹带请示事项”一起规定的。1996年《条例》规定:“向上级机关请示问题,应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示事项。”2000年《办法》规定“请示应当一文一事”“报告不得夹带请示事项”。新《条例》取两者之长,避其之短,表述得更确切,在第十五条第(四)项中明确规定:“请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。”

  有些公文常常违反这一规定。例如某市向省政府呈送《关于粮食烘晒工作情况的报告》,文中除简要报告粮食烘晒进展情况外,还夹带向省政府要维修费、购置费和补贴费等请示事宜,报请混杂,同“一文多事”一样,不仅违反行文规则方面的规定,而且也导致了公文内容的不规范。

  需要明确的是,上行文除报告、请示而外,还有“呈转性意见”;“报告等非请示公文”,则包括报告和“呈转性意见”,从新《条例》的精准表述中,也可以体会出“呈转性公文”和“呈请性公文”的区别。

  14.忌横传直送

  横传直送,俗称“文稿倒流”,是撰制公文之大忌,指不按公文的起草、审核、签发程序办事的情形,其中违反签发程序问题尤为严重,而且带有一定的普遍性。

  在实际工作中,一些部门往往不懂程序或不重视程序而越过办公部门,把起草的文稿径直送机关主管领导审批;有的领导往往不懂程序或不重视程序而不经办公部门审核,便大笔一挥直接签发:办公部门虽感到不妥,但有时不敢得罪领导,则委曲求全地违心印发。如同偷工减料会出现劣质的不合格产品一样,“文稿倒流”往往造成各种各样的病误甚至产生错误百出、质量低劣的公文。这不仅严重影响机关形象,而且容易产生矛盾,造成工作上的被动。此问题,中共中央办公厅和国务院办公厅一直强调解决,但彻底纠正的难度很大。

  在一些基层机关和单位,文秘人员提出建议,要求办公部门先核稿时,个别领导却以为是对自己的不尊重。在这种情况下,坚持原则得罪领导,文秘人员左右为难。某县团级单位曾有过这样的一幕:当办公室的同志对业务部门拿来打字的文稿提出疑问,要求办公室核稿时,却遭到拒绝和指责,说什么:“×书记(××长)都签字了,你们还核什么稿?”下一幕怎样,我们暂不考究。让我们实事求是地作以分析:即使水平较高的领导,也不可能是“全才”,文字功底不见得很强,公文格式和规则更不一定明晓。由于领导素质的不同和时间、精力的限制,文稿送到领导手里,有的看,有的不看;有时看,有时不看;有的看出问题,有的看不出问题;有的改,有的不改;有的改对了,有的改错了。而文件发出后,又怎能保证质量,怎能合乎规范?领导干部如果自恃权威,习惯于个人说了算,对公文写作半通不通,或一窍不通,却又装腔作势,以权压人,那么在一些非正常的情况下,往往起着决定性的作用。

  15.忌把关不严

  把关不严,专指办公部门和单位领导没有把好行文关和公文质量关。

  对文稿审核和复核的重点,原公文处理法规规定得就很明确。2000年《办法》第二十七条规定:“公文送负责人签发前,应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。”其中的“有关要求”包括第二十五条所说的情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直抒不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短等。2000年《办法》第二十九条规定:“公文正式印制前,文秘部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。”

  新《条例》第二十条规定:“公文文稿签发前,应当由发文机关办公厅(室)进行审核。审核的重点是:(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。(三)涉及有关地区或者部门职权范围的事项是否经过充分协商并达成一致意见。(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定。(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审议的重要公文文稿,审议前由发文机关办公厅(室)进行初核。”第二十一条规定:“经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。”第二十五条规定:“发文的主要程序是:(一)复核。已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。„„”

  实际工作中,办公部门负责审核和复核文稿的同志以及办公部门主管领导倘若综合素质和责任心不强,就会使审核和复核流于形式,而如果加上包括机关首长在内的办文各个环节的人员缺乏公文知识和依法行文的自觉性,抑或法律、政策等理论水平和文字水平不高,则更容易造成把关不严而使公文出现差错,甚至闹出政治笑话。

  2011年5月5日,深圳市住房和建设局在其官方网站发出《关于切实做好建筑行业农民工工资结算支付工作 共同维护大运会期间社会和谐稳定的通知》,文中规定:从5月1日起至9月30日,严禁农民工通过群体性上访等非正常手段讨要工资,造成严重后果或恶劣影响的,将追究其刑事责任。文件公布后,引起社会强烈批评,各界人士痛批其荒谬之处:一是通过上访讨薪是农民工合法权利,为了维稳而侵犯了农民工的合法权益;二是追究刑事责任是司法机关的职能,声称追究农民工刑事责任超越法律权限。政府部门出台规范性文件本是很严肃的工作,理应经历几易其稿、多次讨论的过程,但该局出台的文件竟然经不起常情常理常识的考量。该局9日作出回应,承认该文件“文字表述确有错误”“行文程序和审查把关不严”,宣布立即撤回文件,修改完善后重新发布。同时表示,感谢社会的关注和舆论的监督,接受各界的批评,并希望能通过媒体向社会各界尤其是广大农民工表达歉意,今后将加强学习并严格行文程序。或许,此次出现的“政治笑话”,确实由于公文审核和复核程序流于形式,但不管怎么说,导致公文内容出现严重错误,教训是极其深刻的。

  16.忌校对出错

  校对出错,是影响公文质量、公文规范化水平低的重要原因之一。

  许多基层机关、团体和企事业单位存在的问题较大,由于没有专职校对人员,临时负责校对的同志缺乏文字功底,且校对时不够认真,致使不少错误检查不出来,印制后的公文质量十分低劣。

  在校对公文过程中,经常出现的问题:一是形体相似和字音相同的错别字检查不出来;二是意义不同的同素词(即语素相同、字序各异的不同类词)检查不出来;三是丢词落字的地方检查不出来;四是标点符号错误检查不出来;等等。

  17.忌将错就错

  将错就错,指上级机关对下级机关上报的公文不予纠正而做错误处理的情形。

  1996年《条例》第十五条规定:“对不符合行文规则的上报公文,上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。”2000年《办法》第三十二条规定:“„„对不符合本办法规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。”实际上,对下级机关上报的不规范的公文,上级机关均应及时纠正,绝不能将错就错、以讹传讹。比如过去经常看到《×××批转〈×××关于„„的请示报告〉的通知》(1990年中央竟也发过这样的文件),发文机关如果将下级机关的这种不伦不类的“请示报告”纠正后再批转,就会大大减少“请报不分”的问题,也不会造成理论研究上的长期混乱。

  针对将错就错方面的问题,新《条例》第十五条第(七)项进一步明确规定:“不符合行文规则的上报公文,上级机关的文秘部门可退回下级呈报机关。”同时,在第二十条中明确规定了审核程序:“公文文稿签发前,应当由发文机关办公厅(室)进行审核„„”在第二十五条中明确规定了复核、复审程序:“已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。”可以肯定,严格执行违规公文退回及公文审核、复核、复审等规定,就可以大大减少乃至杜绝将错就错情形的发生。

  18.忌党政不分

  党政不分,指发文机关不区分党政机关职权而违反行文关系的行文。

  由于某些地方仍然不同程度地存在以党代政的现象,因而自然反映到行文关系上。党政不分主要表现在:纯属行政主抓的工作错由党委包揽行文;党的机关公文主送行政单位;行政机关公文主送党组织;非党政机关联合行文而党政一并主送;等等。在一些基层单位和业务部门,任免干部的行文也常出现“以党代政”问题,甚至出现党委行文批复安全事故处理意见和给予党员干部行政处分的情形。

  19.忌越权行文

  越权行文,专指超越职权的下行文。除前面提到的党委越权包揽行政行文而外,还有:部门超越职权(包括未经领导机关授权)就向下级机关行文;须经政府审批的事项未得到政府同意就先行向下发文;涉及其他机关职权未经协商一致而擅自行文;应当联合行文却独自行文;部门办公室以外的内设机构对外正式行文;等等。

  针对此误,1996年《条例》第十二条第(三)项曾规定:“党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅(室)根据党委授权,可以向下级党委行文;党委的其他部门不得对下级党委发布指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。”2000年《办法》第十五条曾规定:“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。”第十七条曾规定:“属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。”

  新《条例》依然是取原规定之长,避原规定之短,进行了确切概括。如第十六条第(二)项规定:“党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项,经政府同意可由政府职能部门行文,文中需注明已经政府同意。”第(三)项规定:“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。”第(四)项规定:“涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销。”第十七条第二款规定:“党委、政府的部门依据职权可以相互行文。”第三款规定:“部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。”

  20.忌多头主送

  多头主送,指不当主送两个或两个以上机关,系上行文中违规主送的情形之一。针对此误,1996年《条例》曾在第十二条第(一)项中规定:“向上级机关行文,应当主送一个上级机关;如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。”2000年《办法》第二十条曾规定:“‘请示’应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。”

  新《条例》第十五条第(一)项进一步明确规定:向上级机关行文“原则上主送二个上级机关,根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关”。

  实践中,多头主送表现多种多样:一是一并主送给上级党政机关,如“省委、省政府”“市委、市政府”等;二是一并主送给有双重领导关系的两个上级机关,如“县委并市纪委”“市政府并省××局”等;三是一并主送给上级机关和更上一级机关,如“县政府并市政府”“市委并报省委”等;四是一并主送给上级机关及其所属部门,如“××党委并组织部”“市政府、市××委、市××局”等。

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