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【经验】谈谈公文例文的选定

时间:2015-04-27 16:30:33 来源:公文写作范文网 

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   【经验】谈谈公文例文的选定

   公文例文在公文写作指导中,既可以印证指导者对具体写作的论述分析,也可以供被指导者学习借鉴。公文例文选择得恰当与否,往往直接影响指导的具体成效。因之,其作用不容小觑。笔者结合对《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)的学习,尝试地谈一谈公文例文的选定问题,冀获方家指正。

  公文例文,一般可分为两类:一类为典范例文,另一类则为病误例文。本文拟详尽论述前一类,并兼及后一类。

  典范例文的选定,首先要突出规范性。公文的写作,是有明确而严格的规范要求的,就党政机关公文而言,其根本性依据是《条例》,辅之以国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会制发的《党政机关公文格式》国家标准。这是进行公文写作必须遵循的规范。结合高规格的公文处理工作实际去选定公文例文,如中共中央、国务院的通知、意见、批复等,以及中办、国办的通知、意见、复函等,往往具有无可置疑的规范性。

  典范例文的选定,同时要注意典型性。对于基层文秘人员而言,典型性即具有使他们能从中直接进行学习、借鉴的特点。比较而言,一些基层公文的佳作,往往特别贴近他们的公文处理工作实际,因而,在充分认识如上所述高规格公文例文重要作用的同时,亦不应忽视这些公文的搜集与选定。笔者近十几年间在为一些基层机关、企事业单位和部队有关人员进行公文写作培训过程中,有意识地搜集到大量公文例文,其中不乏好公文。当笔者将这些例文引入授课内容之中时,参加培训人员表现出极大的学习兴趣,他们认为这些处理日常工作的公文提供了可直接学习、借鉴的样本。这里引录一例如下——

  ××县人民政府办公室

  关于询问××中学违规收费情况的函

  ×府办函〔2004〕10号

  县教育局:

  据《××晚报》2004年×月×日二版报道,我县××中学连续两年违规收取“建校费”达120万元。此事经媒体披露后,在群众中引起强烈反响。但据了解,自报道刊发至今,已逾半月,该校始终未向媒体作出任何解释。你局亦未派出人员进行深入调查并公布相关情况,导致众多家长联名写信向主管县长反映。

  根据县政府领导同志的指示,特函知你局迅速处理此事,并将有关情况及时上报。

  二○○四年×月×日

  这则例文,对于基层公文处理工作而言,应该说具有普遍的借鉴意义。其典型性体现在上级机关向下属部门询问有关情况时所采用的行文方式——由办公(综合)部门发函,而不是以上级机关的名义直接发函。我们知道,行政公文“函”,自1994年1月1日起,即不能再用于上下级机关之间;而自2012年7月1日《条例》施行之日起,党政机关公文“函”(“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。”——《条例》)不仅不能用于行政机关上下级之间,亦不能用于党的机关上下级之间。但时至今日,仍有一些公文写作指导用书举出上级机关向下级机关发函的例文,试图说明“函”也可用于上下级之间。其所举实际是病误例文,下文将谈到。

  典范例文的选定,还要力避滞后性。公文名篇佳作,不同于文学作品,其往往受到明显的时空限制,因为公文处理工作的规范要求在几十年中历经数次调整变动,而尤以2012年7月1日起施行的《条例》之调整变动为最大。《条例》将原来各自独立的党、政公文系列整合为一个新的系列——党政机关公文,《党政机关公文格式》国家标准也同时施行。这样,公文处理工作就出现了新的规范要求。而公文写作指导方面也就应注意典范例文的选定必须符合有关规章的要求,不能简单地援引《条例》施行前的例文,否则就可能出现“滞后”问题,甚至造成误导。如一本发行范围较广的公文写作指导用书在2013年初标称“依据《党政机关公文处理工作条例》最新修订、出版”,而在“请示”文种的写作方面举出了国家统计局主送国务院的《关于建立国家普查制度改革统计调查体系的请示》,该请示于文末请求国务院批转各地、各部门贯彻执行,其成文日期用阿拉伯数字标为“20××年×月×日”。这一例文的选定就是明显滞后的。因为在高规格公文运作中,呈请上级机关“批转各地、各部门贯彻执行”的,在2001年1月1日起施行的国务院《国家行政机关公文处理办法》增加了法定行政公文文种“意见”并相应地撤销了“报告”中“向上级机关提出意见或者建议”的适用内容后,即不再使用“请示”和“报告”行文而一律改用“意见”,并形成定式。至《条例》施行,党政机关公文“报告”中也没有“提出意见或者建议”的适用内容,因之我们可以断定,这则所谓“范文”只能是2000年底之前所发。但其成文日期却又是按照《党政机关公文格式》国家标准使用了阿拉伯数字标示,对于行政机关所发公文成文日期这样规范标示的,只能是《条例》施行后(此前行政机关公文按规定应用小写的汉字数字标示)。这样我们完全有理由推测,该日期是编者按照新的标准自行修改的。尽管为了例文的规范性,这样修改一下未尝不可,但其内容上“请求批转”而所用文种又是“请示”,这就是严重滞后了,甚至会给基层公文处理工作造成误导。坦率地讲,这种做法有欠认真与严肃,不足为训。应当指出,2013年以来出版的相当部分的公文写作指导用书中所引“范文”仍然有请求批转的“报告”或“请示”。这种“滞后”性问题不应再继续存在下去了。

  修改有借鉴价值的例文,使之成为典范例文。上面谈到选定例文应力避滞后性,其中涉及到对例文的修改问题,对指导基层公文处理工作来讲,适当修改一下有借鉴价值的公文,使之成为典范例文,是一件很有意义的事情,对基层公文写作会产生积极的引导作用。笔者在给××省邮政系统文秘人员进行公文写作培训时,曾搜集到这样一篇例文:

  ××县邮政局

  关于拟增设中兴街邮政营业所请核

  拨建房资金的请示

  ×县邮字〔2002〕7号

  ××省邮政管理局:

  为合理组织网点,扩大邮政服务,我局拟在中兴街设立邮政营业所一处。

  中兴街地处我县西郊,驻街机关、工厂、学校较多,系单位和居民密集地带。但该处距县局约二公里,用户使用邮政很不方便。

  为缓解当地用邮困难状况,我局近年来定期组织流动服务组到该处服务,但由于没有固定局房,生产和生活诸多不便。且自2001年省有关部门公布我县为开放旅游区以来,当地邮政业务量激增,流动服务组的方式已远远不能满足需要。

  为此,请核准增设中兴街邮政营业所。

  新设此邮政营业所,急需新建房屋100平方米,预计投资24万元。

  即请将此一建设项目列入计划,并请核拨建房资金。

  以上意见,当否请批示。

  二○○二年×月×日(盖章)

  这则请示,内容上有一个突出的特点,就是充满说服力,所述理由从位置环境到用户要求,再从主动提供服务到形势发展需要,条理性相当强,而语句亦简明通畅,有一定借鉴学习作用,但其同时提出“请核拨建房资金”,虽然与增设邮政营业所的请求有必然的连带性,但总会令人觉得存在“一文两事”之嫌,与“请示应当一文一事”的规范要求不甚相合。笔者曾组织培训人员共同讨论对此请示的修改,形成的一致意见是去掉最后两个自然段,并将标题修改为“关于增设中兴街邮政营业所的请示”,使该请示遂成一篇严谨、规范的例文。当然,在对一些例文进行修改时也要防止因误改而致所改例文出现不规范问题的情况。

  关于病误例文的选定,与前述选定典范例文要突出规范性、注意典型性、力避滞后性的要求,也是相一致的,只不过是从反面加以考虑。病误例文既可以从基层公文处理工作的实际中选取,也可以结合实例适当设计而成,但其前提是必须切实掌握《条例》等规章的要求并充分了解基层公文处理工作的实际情况,这样选定或拟制的病误例文才能切中肯綮,有典型性,而不是不痛不痒。如基层文秘人员在拟制“请示”(向上级机关请求指示、批准。——《条例》)时常出现将理由当事由而拟定标题的情况。如《关于加固××至××段光缆护桩的请示》、《关于筹建教学急需实验室的请示》、《关于更换××面包车发动机的请示》等。这些标题所显示的工作,都是发文者职权范围内的事,是无须请示的,向上级请求为此拨款才是事由,即请示的目的要求。故标题都应改为“关于请核拨××××专项经费的请示”。

  在两类例文的选定上,还有很重要的一点,就是切忌把病误例文当典范例文,一旦出现这样的情况,则其误导作用就不言而喻了。如《××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》(×科办〔200×〕××号),主送各地市科委。这样上级直接给下属单位发函,是不符合《条例》规定的。但一本发行范围较大的公文写作指导用书却将其作为范文选入,这是不规范的。如果修改一下,将发文机关改为“××省科学技术委员会办公室”,例文就完全规范了。但编者却忽略了这一点。笔者曾从好几本公文写作指导用书上看到这一例文作为范文出现而均未作上述改动。其以讹传讹的影响实在令人慨叹。只有准确理解、切实掌握《条例》等规章的规范性要求,才能有效地避免上述情况的出现。

  随着《条例》及《党政机关公文格式》国家标准的施行,新的规范化问题必将成为公文处理工作中的重要关注点,而公文例文的恰当选定有助于使公文写作指导收到更好效果,从而进一步促使公文处理工作科学化、制度化、规范化。笔者真诚地希望上述论析能对公文学界切实负起指导公文运作规范化责任起一定的促进作用。

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