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【经验】理工科毕业生公文写作的问题及对策

时间:2015-04-27 16:26:18 来源:公文写作范文网 

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   【经验】理工科毕业生公文写作的问题及对策

   一、存在问题概述

  总体而言,理工科学生因专业限制,在阅读、写作等纯文字活动中的经验积累、基础训练和能力培养上比人文专业的学生略显薄弱。尽管绝大多数的学生在经历大学应用语文、公文写作等实践性课程的培养之后,写作能力有所提高,但也存在少部分学生写不好最基本的公文,如通知、调查报告等情况。在教学活动中,我们会详细介绍每一种公文的写作要求和注意事项,让学生在理论上有全面认识之后再进行具体的写作,尽量避免一些基础性错误。但在学生的课堂练习和课后作业中依然发现了不少问题,具体表现在:

  其一,因写作目的不明确而造成的公文内容问题。不少学生在写作之前并未仔细厘清公文写作的目的,处于为写作而写作、为任务而写作的模糊状态。公文写作的目的是传达指令、布置任务、发布要求。站在受众的立场,我们需要从公文中获得与自己相关的信息,以便按照上级的要求按时按质地完成分内的工作;站在写作者的立场,只需要以理性、客观、简练的方式将工作或事情的要点、要求交代清楚即可,既不能模糊不清也不能感情用事。由于写作目的不明确,使得不少学生的公文存在信息凌乱、重点缺失、措辞随意等问题。如以下这篇学生在课堂练习时写作的通知:

  各位老师们:

  由于你们的人事资料没有按时上交至办公室,所以这个月的工资将推迟至下个月发。如有疑问,请咨询办公室。

  这份通知有如下几点问题:一是内容简单,字数稀少。我们几乎没有发现作者想要强调的工作要点。二是不合乎逻辑和常理。工资的发放主要与个人的劳动付出有关,这里却因人事资料问题而推迟发放工资。三是信息缺失。办公室的电话和联系人都没有公布,让受众无法获取更详细的信息。四是措辞随意。发放工资往往是员工最关注的事情之一,这里却以一种轻松、简单的口吻行文。究其原因,主要是该同学没有真正理解“通知”的写作目的是让他人知晓事宜而非让自己理解。写作者在传递信息、表达内容这一环节上必须做到精益求精、反复打磨,才能令公文以一种精练务实、严整规范的样貌出现在接受者面前。学生只有站在一个接受者的立场去思考自己的写作带来的效果,才能逐步提升自己的公文写作能力。

  其二,因写作思维不严谨而造成的公文结构问题。思维是人类认识的高级阶段,是在感知基础上实现的理性认知形式。公文的写作要以逻辑性、条理性的思维活动为主导。公文写作不同于日常生活的写作和文学写作,后两者主要是记录书写自己、他人或社会集群的生活经历和情感体验,可以充分发挥写作者的艺术个性和想象思维能力,其效果是引发读者的情感共鸣,因而是以感性思维、主观情绪为主导。而公文写作的主旨是简练、清晰、明确,以理性思维、客观规律为主导,写作思维的完整、严密、清晰和严谨显得尤为重要。

  写作思维的严谨、完整程度直接决定公文的结构样貌。一般而言,只有缜密而周全的思维活动才能造就合理的公文结构,只有合理的公文结构才能形成高质量的公文。公文的结构是否合理体现在“大”和“小”两个层面。就“大”的层面而言,必须具备开头、正文、结尾三个部分。开头往往要对发文缘由进行简单交代;正文则是将工作的要点进行有条理、概括而完整的书写,以便相关人员迅速理解并执行;结尾则因公文种类的不同而区别对待,如调查报告、工作总结等可在结尾处摆出结论和对未来的构想,请示、批复等可在结尾处提出关键的要求和意见,而一些简单的通知、通告可以没有结尾。就“小”的层面而言,正文部分是整篇公文的主体,上级机关或管理部门的思想、指令、意见能否顺利传达,就以此部分为依托,写好正文需要充分运用理性思维能力和准确的语言表达能力。在实践教学中,我们发现一些理工科专业的学生由于思维活动不够严谨和完善,使得公文的大结构和小结构都不够理想。在大结构上,一些公文缺少开头或者结尾,直入主题,十分突兀。例如《XX市财政分局平安创建工作记录》这篇学生习作,没有交代工作记录的写作缘由,工作展开的背景、时间和地点,也缺少结尾处的概括性内容,只是将“三项工作”建设,即加强制度建设、加强队伍建设、加强基础建设的具体内容写出,令接受者无法理解这三项工作的产生背景、进展情况和个人应当承担的任务。此外,在小结构上,一些公文在交代事情、布置工作的时候杂乱无章,甚至颠倒错乱,造成信息传递接受时产生误会或偏差。例如一位同学写作的以某机关“创先争优”工作为主题的会议纪要,按照“会议精神”“会议内容”“会议要求”三个部分进行,几乎每个部分都讲到了成员分工、工作任务分解等问题,在内容上有明显的重复和叠加。剖析原因,是因为在写作时没有厘清三者的逻辑关系,没有按照由浅入深、层层递进的思路来写作,而是形成了三个相对独立的平行结构,令接受者难以掌握会议要传达的精神和重点。

  其三,因文字功底不扎实而造成的公文表达问题。言意之辩,即语言文字如何表达思想内容,一直都是中国古代文人讨论的热点问题。魏晋南北朝时期的著名哲学家王弼曾说:“夫象者,出意者也。言者,明象者也。尽意莫若象,尽象莫若言。”批评家陆机也分析过写作活动的“意不称物”“文不逮意”现象。可以说,语言文字是表达思想、传递信息的载体和工具,不仅文学创作、日常写作需要较强的语言表达能力,公文写作更是如此。由于公文的功能主要是为党政机关和其他企事业单位的日常工作服务,因而与其他写作不同,它需要借助规范、正式、简洁、流畅的语言行文,否则就会影响公文的执行效力。

  一般而言,理工科专业的学生对语言文字的驾驭能力相对较弱,他们不像人文专业,尤其是汉语言文学专业的学生那样接受过系统的写作训练和表达能力的培养。具体来看,存在语句不通顺、表达不完整、太口语化、用词不够准确、概括性不强等问题,以这篇通知为例:

  我局决定(2013年8月30日星期五)对宝岛田园的各栋楼水池进行清洗,望各栋楼的住户做好储水,以便生活。

  这份通知要求学生站在社区居委会工作人员的角度,向社区居民发布与日常生活相关的信息。而这篇习作出现了严重的语言文字问题:一是语句不通顺,“做好储水”是一个不完整的短语,应当改成“做好储水准备”。二是表达不完整,停水的时间区间、总时长没有详细说明。三是太口语化且啰唆,“以便生活”这样的表达不适合写在公文中,即使去掉这句,通知的内容也未受到影响。而在另外一份调查报告中发现“全市出生婴儿性别比为130:100”这样的表述,虽然列出了数据,但没有交代这两个数据指代的性别为何;在一篇工作计划中出现了十分口语化的表达,如“他们中抽烟的有,赌博的有,打架的有,酗酒的也有”,“使社区计生工作开展得更好”。

  其四,因概括能力不强而造成的公文格式问题。正式的公文一般由二至多级标题构成,并严格按照“一、”“(一)”“1.”“①”这样的层级格式来对内容进行分类,达到条理清晰、格式规范的效果。可以说,多级别的标题就是公文的架构或眉目,是接受者的第一印象或直观感受。高质量的公文往往架构合理、层次感强,而拙劣的公文则常常笼统累赘、毫无层次。一般而言,公文的一级标题要求凝练概括、措辞准确,二级标题要求言之有物、指代清楚,三级标题则要求具体详尽、完整全面。但在写作实践中我们发现,一些同学难以写好各级标题,如一位同学的一级标题是:

  “一、为了使社区计生工作管理规范化、制度化、科学化,我们将不断完善卡、表、册及相关资料,使其相关数据详细、准确,无一人一户遗漏……”

  这里一级标题成为了一个自然段,有150字之多,完全失去了标题的概括功能和提纲挈领的作用。阅读者难以从中及时准确地获取有用信息,增加了阅读理解的时间,影响公文执行效力。

  此外,写作中还有一些标题或格式问题:标题与下文内容不相符合,如一级标题是“培训范围、形式及时间”,而下文的内容只讲了形式,并没有交代范围和时间。上下级标题的字体字号完全一致,没有凸显层级关系,有的公文从题目到内容采用完全相同的字体字号,没有突出重要信息。标题罗列过多,没有具体的文字说明,如一份学生写作的会议记录,通篇公文只有300字左右,大小标题却罗列了12项,令阅读者只看到简单的条目,没有更多的解释性话语。

  二、主要原因分析

  上述现象较为普遍地出现在理工科学生的公文写作中,也是教学工作亟待解决的问题。就学生而言,他们十分清楚也迫切地希望改善自身的不足,从而成为合格的公文写作者;就教师而言,尽管这些问题是基础性的,但如果不能解决,就指导不出高质量、高水准的公文。要想解决这些问题,首先必须找到它们出现的原因,再根据这些原因思考解决的办法。在教学实践中,我们发现以下几点因素造成了理工科学生的应用文写作问题:

  第一,理论知识、概念理解不到位。不少同学认为公文写作就是一门实践操作课程,只要多练多写就可以了,因而当老师在课堂上介绍各类公文的特征、格式、要求等理论知识和概念要点的时候,他们往往不够重视或者不感兴趣。在长期的教学工作中我们发现,那些应用文写作比较突出的同学往往对于概念的理解也十分到位,首先在观念上对各类公文有清晰的认识,完全掌握了每一种公文的特质、功能以及区别于其他公文的要求,才有可能动笔写出高质量的文章。马克思主义实践论告诉我们,理论与实践是相辅相成、缺一不可的。科学的理论是从客观实际中抽象出来,又在客观实际中得到了证明,正确反映了客观事物本质及其规律的理论。

  可以说,应用文写作并不是单纯的实践课或练习课,而是一门理论与实践密切结合的课程,没有相关理论知识指导的公文写作是盲目的。应用文的理论知识、概念要点,既是在现实工作中总结出的宝贵经验,又是公文写作者必备的能力和常识。扎实的理论知识往往能够造就一篇思路清晰、结构完整、格式规范的公文,而模糊的概念则会导致大量不合格公文的产生。一些学习者经过长时间的练习依然没有起色,往往就是忽略了公文的理论知识和概念要点。

  第二,实践工作经验不够充分。与汉语言文学专业的学生相比,理工科学生由于专业原因,往往欠缺文秘实习这一环节。一般而言,汉语言文学专业,尤其是文秘方向的学生在学习了应用文写作的相关知识技能之后,还必须在实际工作场合(如区政府、社区等)熟悉秘书实务,公文写作是他们进行文秘实习的必备环节。在办公室的实习工作中,学生能够了解、参与本单位的业务工作,撰写符合本单位要求的各项公文,每一篇公文还会得到实习单位指导老师的修改和完善。通过实习单位的写作训练,学生能够较好地掌握公文写作的要领,提升自己的写作水平。对于理工科专业的学生而言,应用文写作只是一门公共选修课,除了课堂教学这28个学时外,再没有其他的练习机会。在有限的课堂时间里,教师无法面面俱到地讲解每一种公文,更无法一对一地指导学生进行公文写作,因而容易造成一些写作问题的忽略、遗漏,甚至积累。因此,理工科专业的学生存在基础性的写作问题且难以调整,与其缺乏办公室、秘书实务等工作经验也有一定的关联。

  第三,语言文字的驾驭能力有待提高。公文语言是一种处在文学语言和科学语言之间的语言类型,要以简练、准确、清晰、条理的方式安排日常生活和工作,一些常用的基础性公文,如通知、通告等更是接地气、为大众服务的文类。公文既不像文学语言那样需要过多的修辞润色和情感色彩,也不像科学语言那样是专业术语、概念的堆砌,它更像是日常生活语言的提炼、简化和加工。在教学工作中我们发现,公文语言驾驭能力较强的往往是那些议论文、批评文、杂文写作较好的学生,因为他们能够用理性分析的眼光来讨论常见的社会问题。扎实的语言功底是写好公文的基础,灵活的表达能力是写好公文的关键。

  至于理工科专业的学生,往往在高等教育之前就远离了人文社科的内容,擅长的是本专业的实验报告或学术研究,对于社会生活和行政事务,他们在关注的程度和思考的深度上都不够到位。另外,在公文行文时也鲜少能够站在接受者的立场去看待自己的作品,即更看重主观的、内心的表达而轻视了客观的、他人的接受,所以公文的语言文字、表达方式成为了理工科学生最难突破的瓶颈。

  三、可行的办法和对策

  理工科学生在应用文的学习和写作中一直是矛盾的,他们一方面展示了浓厚的兴趣和提高水平的欲求,希望通过课程学习掌握公文写作这种实用的技能;另一方面又存在一些基础性问题和知识结构的偏颇,写作质量难以提升。中肯地说,理工科专业的学生如果以一种功利的眼光对待写作,希望在短时间内获得整体的、明显的提高是不切实际的。因为公文写作看似简单实用,实则靠积累和磨练,必须在长期的阅读、写作和反思中逐渐提升水平。而我们在课堂教学中能够给予学生的最宝贵的东西应当是理念和方法,而不是具体的技巧。实践层面的技巧是末,写作功底的培养才是本。基于上述观点,我们认为可以在以下几个方面进行培养,以提高、改善理工科学生的公文写作质量:

  第一,准确掌握每种公文的特点和规律。在日常行政工作中,常见的公文有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等,不同的公文有不同的要求和效用,怎样选择恰当的文类,怎样写出符合要求的公文,让它们成为布置工作、安排人员的媒介,是课堂教学的重点。这个环节运行得好,后面的练习就会相对顺利;如果这个环节被忽略或者淡化,后面的问题则会不断涌现。具体做法是,在理论层面厘清每种公文的特点和规律,让清晰的理论认识和概念区别深刻地印在学生的脑海里,成为动笔写作之前必经的思维之路。术语概念等理论问题与实践问题的生动感性相比,是比较枯燥难懂的,为了让学生更好地掌握这个难点,需要讲授者巧妙地将感性和理性、经验和超验两个层面结合起来,以举例子、列数字、做比较等方式将理论问题生动化,才能提高接受效果。

  第二,了解实际工作场合中公文的创作流程。有政府机关、街道社区等实习经验的同学都知道,一份公文往往要经过明确主旨、搜集资料、草拟提纲、写成初稿、仔细校核、签发付印等几个环节。每一个环节对一篇公文而言,哪怕是一份简单的通知都十分关键,它们保证了公文的规范性和效用性。尤其是修改校对,往往由单位写作经验十分丰富的专职人员进行,是不够完善的初稿提升为合格公文的重要步骤。试想一下,如果写作者十分清楚地知道公文在工作场合是如何产生的,那么势必会将公文写作视为一件复杂而严谨的工作,认真对待每一个环节;如果缺乏公文在实际工作场合创作的常识,很可能会将公文写作视为一件简单而随意的事情,甚至会认为是个人主观意愿就能决定的事情。因此,一位合格的公文写作者除了掌握清晰的理论知识和逻辑分析能力之外,还必须具备相关的、比较丰富的实践经验。理工科专业的学生应当提高对实践经验的重视,自发寻找对口的实习单位,在实践中观察、练习与公文相关的各项流程,以弥补课堂教学的不足。

  第三,稳健扎实地提升语言表达能力。合格的公文写作者往往具备较强的语言表达能力,简明扼要、流畅清晰、文约事丰是公文语言的基本要求。一般而言,要练就一手合格的公文语言,扎实的语言文字功底和针对性的训练都是必须的。前者就好比沃土和养料,可以让写作者自由发挥、游刃有余,是作品质量的有力保证,为形式化的公文写作提供一定的人文内涵;后者则好似空气和水分,可以让写作者逐渐形成熟练而专业的写作模式,提高写作效率,强化格式规范,避免一些基础性问题。对于这两个因素,理工科专业的学生往往是后强前弱,即擅长针对性的训练,而忽视文字功底的培养;公文术语掌握程度较高,而文章的文气不够连贯,整体感不强。的确,语言文字功底的培养是一个长期的过程,需要大量的阅读和练习,需要以古今中外的文化典籍为养料,潜移默化地提高自己的语言文字功底。

  总之,公文写作是一个长期的学习和练习的过程,是内容与形式、资料和提炼、经验和超验的结合,甚至一些汉语言文学专业的学生也认为与文学写作相比,公文写作是一件更难驾驭和提高的事情。而对于理工科专业的学生来说,首先要改变观念和看法,去掉公文写作的功利色彩,通过不断努力,扎实稳健、循序渐进地提高自身的公文写作水平。

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