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【经验】把握公文结构 呈现公文形式之美

时间:2015-04-21 16:57:59 来源:公文写作范文网 

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   【经验】把握公文结构 呈现公文形式之美

   在公文写作中,一篇结构得体的公文,能让阅读者尽快领略写作意图。在公文结构安排时要从服务公文主题、事物发展的客观规律和不同文种的要求来考虑,做到公文脉络清晰、主旨明确、说理透彻、文笔畅通。

  公文的结构是指公文的组织形式,包括开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等,是对公文主题和材料所作合理有序的组织和安排,也就是我们常说的“谋篇布局”。一篇结构合理的公文,观点表达脉络清晰,能让阅读者很快领略公文的大意,对于提高公文的效用起到一定的作用。

  在公文写作中,写作人员在取得材料的基础上,如何对材料进行分析、构思和运用,并通过一定的形式呈现出来,恰当地表达出作者的观点呢?那还是需要下一定的功夫的。

  一、如何在公文起草时做好公文结构安排

  一篇优质的公文,各要素应该组织合理、和谐统一。那么如何来安排好公文的结构,使各要素之间相互协调、统一呢?根据笔者多年的办公室工作经验,谈谈如何来做好公文的结构安排。

  (一)要本着为主题服务的原则来安排结构。要做好公文的组织和衔接,实现公文内部联系和外部形式的统一,要先领会写作意图,也就是公文所要表现的主题。主题是公文的灵魂。公文的材料、结构都是为主题服务的。结构要为主题服务,要围绕主题来进行布局,公文的各个环节紧紧围绕主题展开,在材料的选用上要为主题思想服务。当我们起草一篇公文时,首先要正确领会写作意图,确定公文的主题。在主题确立的基础上,要考虑公文的选材与主体部分。对于能突出公文主题的材料要精心挑选,对重点体现公文主题的部分要做到论证充分、说理透彻。抓住公文的重点后,要统筹考虑全文的结构,对整篇公文安排哪几个部分,各个部分的先后顺序及详略,层次与层次之间的过渡,各部分之间的照应,材料的选用等都要进行谋划。在此基础上考虑材料之间的联系,通过合适的表述方式和逻辑关系来使材料紧密联系在一起。在行文时做到疏密有致、言之有据、论证有理、连贯通畅。最后形成一篇主旨明确、说理透彻、文笔畅通的公文。

  (二)要根据事物发展的内在规律及逻辑关系来安排结构。公文写作时要反映客观事物固有的规律,按照事物发展的进程,有层次、有条理地加以说明和阐述。在材料的运用上,要按照事物发展的规律来使用,按照有利于佐证观点的原则来使用。根据事物的发展规律,一般我们可以按以下方法来安排结构:1.按照提出问题、分析问题、解决问题、制订措施、得出结论的顺序;2.按照时间的顺序;3.从现象到本质的顺序;4.由简单到复杂、由局部到整体的顺序;5.由起因到结果的顺序。按照这样前后有序、环环相扣、层层递进的方法来安排主体结构,公文表达的意思才能层次分明,简单明了。

  (三)要根据公文的不同文种来安排结构。文种不同,一般其结构也不一样。例如:请示一般采取“提出问题—分析问题—提出解决的意见和建议—请求批准”的形式;通知一般采取“告之目的—告知事项—执行要求”的形式;工作报告一般采用“背景概述—总述—分述具体做法、体会、经验等—存在问题和今后的打算”的形式。

  二、如何在公文校正中把握好公文结构

  任何公文写作者,无论经验如何丰富、才思如何敏捷、文笔如何犀利,在公文起草中还是会有思虑不周、疏漏失误之处。把握好公文校正的时机,对公文结构不尽如人意之处进行再次调整,对于公文质量的提升有一定的作用。

  (一)看公文的主题是否明确。公文的正文表达要体现作者的写作意图。如果意图不明确,主旨不明确,公文的效用就大打折扣。在对公文进行审核校正时,要在通读全篇草稿的基础上,体会全文的主题。如果主题不突出,让读者难以捕捉主题,就要考虑公文写作中主次是否安排合理、观点表述是否鲜明、材料使用是否恰当、论述论证是否逻辑清晰、总结性段落是否缺失等,再根据具体情况予以修改完善。

  (二)看结构是否脉络清晰、层次是否分明。公文脉络清晰、层次分明就是文章的顺序和层次安排恰当,做到每一段、每一层次要合乎逻辑地安排,互相之间虽然相对独立,但在整体上、实质内容上又保持紧密联系。公文的写作表达上要符合大多数人的思维习惯,段与段之间联系紧密,首尾及文中照应正确。要使公文具有内在的结构美,需要遵循文稿的基本写作规律,既可按“起承转合”的规律写,也可采取“提出问题,分析问题、解决问题”的办法,在层次关系上使用并列、递进、分总、总分等恰当的方式,确保文稿更加严谨、畅通、匀称和完整。如果发现层次关系混乱,句与句之间逻辑关系颠倒的,要予以调整,确保文章的层次分明。

  (三)看过渡是否自然。公文的各个部分之间“前后连贯,气脉相承,通篇浑然一体”,这就是好的过渡。过渡一般采用关联词、引文、小标题、序数词等进行过渡。在校正时要检查过渡的关联词语上使用是否准确,如果关联词语选用不恰当,就会影响上下文的连贯和流畅,造成表意不明。层次与段落之间,如果采用引文过渡,引文与上下意思不管是在内容上还是在写作语气上,都要承接自然。如果采用序数词衔接,还要检查是否符合公文格式中对序数词的使用规定,做到层级分明。

  (四)看有没有重复或与全文中心脱节之处。对于长篇的公文,有时由于作者时间比较紧张,占有的材料又比较多,在写作时有时出现了前后文观点表述重复的情况,有时某些章节所表达的意思与公文的主题没有关系,对于这些部分,一定要勇于舍弃,突出公文的主旨意思。

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