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【经验】秘书日常工作中的10个注意事项

时间:2015-02-06 16:52:18 来源:公文写作范文网 

  【经验】秘书日常工作中的10个注意事项

  如果将秘书的事业比做一辆自行车,那么秘书的业务知识则是自行车的后轮,而人际关系则是自行车的前轮。自行车的驱动力源于后轮,如果没有业务知识,秘书的工作就失去了前进的资本。但是,如果前轮出了问题,自行车同样不能顺利地前进。前轮对控制方向起着重要作用,如果没有良好的人际,不能和他人和睦友好地融洽相处,那么秘书也就不能获得他人的理解、支持、帮助和信赖,秘书的工作就会变得寸步难行。日常工作交往中的礼仪,则是自行车各个零件上都需要的“润滑剂”,它能减少各个坚硬部件之间的磨损,并且大大降低人际之间的摩擦力,使自行车的前轮和后轮都能够飞速地运转,帮助我们更顺利地取得事业的成功。

  秘书在日常的工作交往当中,应当注意:

  1、正确理解上司的指示,积极主动与上司沟通。

  秘书每天都要完成上司布置的很多工作,在上司指示工作时,应当对不清楚的细节加以确认核实,避免造成沟通上的误解。有的秘书不习惯主动与上司进行沟通,上司布置任务之后,秘书立刻按照自己的理解去行动,结果却差强人意。例如,有位经理对秘书说:“请把这份文件处理一下”,秘书二话不说就把文件塞进了碎纸机。经理大叫起来:“我是叫你去复印啊!”其实,秘书在粉碎文件之前,完全可以先向经理核实:“您的意思是让我把它粉碎掉吗?”

  2、忌不懂装懂、硬着头皮乱做。

  孔子说“知之为知之,不知为不知,是智也”。有位秘书在工作之前从来没有练习使用过传真机,到了新单位之后上司让她发一份传真,结果在发的时候将传真文件放反了,给客户发了好几次,发过去的都是白纸,导致客户非常生气,给工作造成了不小的损失。因此,秘书应当注重工作交往礼仪的实际训练,有不懂的地方,一定要向他人虚心请教,只要自己摆正自己的位置、态度谦虚有礼,别人一般都会乐于指教。

  3、正确对待错误与批评。

  犯了错误的时候,不要怕丢面子,一定要勇于承认错误,并当面向他人道歉。遇到批评时,不要立刻就闹情绪或哭哭啼啼,正确的做法是立刻检点自己,“有则改之无则加勉”,只有认真总结经验才能真正取得进步。

  4、关系好不等于没礼貌。

  一位受大家喜爱和欢迎的秘书,一定是在工作场合懂得尊敬他人的秘书。有的时候大家一起工作的时间长了,秘书与同事之间的关系会变得很熟悉,这时候容易犯的错误就是言行上过于随意。例如,有的秘书与上司熟了,对上司常常直呼其名,上司一般也不会介意。但是遇到有上级领导或重要客户来的时候,秘书仍然对上司直呼其名,这样做就会让上司非常尴尬,也会给上级领导或客人留下不好的印象。尽管关系熟,也不能忘记礼貌。工作场合不要随意和他人称兄道弟或将上司称呼为“老大”。与他人勾肩搭背、拍拍打打,都是过于随意的做法。

  5、不要贪图小便宜。

  秘书在工作中要做到严格的“公私分明”,不要贪图小便宜,否则会导致单位利益和个人形象受损。例如,不要用单位的电话打私人长途电话,不要用单位的信纸写私人信件,不要用单位的纸张复印私人文本等等。与同事之间也要注意“礼尚往来”,不要随意向他人借钱或借钱给他人,平时吃工作餐时,不要随意让别人给自己付帐。无论是对单位还是对他人,都不要白吃白喝,贪图小便宜。

  6、在工作交往当中与异性相处时,一定要注意分寸。

  在工作中,男性和女性是平等的,不要歧视异性。要尊重异性,绝对不可对异性“动手动脚”或进行言语上的骚扰。要尽量避免不必要的身体碰触,也不要随意侵犯对方的私人空间。单独寒暄时,不要涉及两性之间的话题。不要谈论异性的身体或对方隐私,也不要送贴身物品(如香水、首饰、内衣等)给异性同事。

  7、尽量避免制造人际矛盾。

  与他人沟通时,尽量采取当面沟通的方式。对人有意见或看法时,可以当面提出、当面探讨,不要在背后对他人随意诉说,否则容易将本来可以摆在桌面上的沟通交流变成“小道消息和谣言满天飞”,最终最受其害的还是自己,而自己正是那个“小道消息和谣言的始作俑者”。“好事不出门,坏事传千里”,背后可以说别人好话,但一定不要在背后说别人坏话。

  8、要有宽容的心。

  秘书每天可能会遇到各种各样的人,当遇到自己不喜欢的人时,不要随意给对方贴上“讨厌”的标签。要善于发现对方优点,并向对方的长处学习,在内心里宽容对方,学会和各种各样的人融洽相处。

  9、常常感谢他人。

  得到他人的帮助,哪怕对方仅仅是给自己倒了一杯水,也要认真地说一声“谢谢”。懂得感恩的人,会让他人感到助人的价值,并且乐于付出。

  10、谨言慎行。

  秘书在工作场所定要言行谨慎。单位的休息室、洗手间是可以放松的场所,但同时也是单位的公共场所。在这些地方,常常会有其他部门的人或单位以外的人,因此,不要以为在这里可以放松的随意说笑或议论他人。如果被议论的人恰巧在你看不到的地方听到了你的言语,很可能会对单位的人际关系造成看不见的影响,严重时还会造成不可挽回的损失。同样道理,在单位的电梯或走廊里,也不要随便“发言”。在会议中或会见客人等正式的场合中,更要注意谨言慎行,不要给他人留下鲁莽唐突的印象。

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