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【经验】如何起草总结材料

时间:2015-02-06 13:54:25 来源:公文写作范文网 

  【经验】起草总结材料的内功与外功

  起草总结材料,是各级领导机关的基本工作方法。总结过去是指导现实、开创未来的起点。毛主席在指导中国革命取得成功的体会时,曾经讲过:“我是靠总结吃饭的。”从这个意义上讲,起草总结材料,就是书写历史和“政纲”。参与起草总结的同志,应该有一种身负重任、下笔千钧的责任感厚重感。从实际看,总结的过程就是梳理提高的过程,起草总结材料是机关干部的一项基本功。

  一、起草总结材料的内功

  总结材料是对工作全貌的反映,起草好总结材料是一个人的品牌,也是一个单位的品牌。究竟如何在起草总结材料本身上下功夫,主要应强化以下内功:

  1、拉好纲。就是吹路子,搭好总结材料的骨架。好题一半文。好纲也是一半文。汉代经学大师郑玄在其《诗谱序》一文中说:“举一纲而万目张,解一卷而众篇明。”列出好的提纲是写好总结材料的基础。在写材料的时候,领导常说,先拉出个纲看看,就是要先搞好材料的提纲。凡是很具体的提纲,写起来就省事,就快,就顺。如何拉好提纲,一是要学习领会好总结的指示要求。根据总结的要求搭架子,把握领导的要求、内容上的要求、时间上的要求,增强起草总结材料的针对性。二是尽量把提纲搞得具体些再具体些。一般要列到三级标题,甚至是四级标题,每个层次要写什么内容,最好能大体列出来。领导看了以后,就能给出更具体的意见,写作的时候就更顺手一些。三是及时向领导汇报沟通。拉好纲后,要抓紧时间向领导报告,让领导审定。如果时间来不及,可以边拉纲边与领导汇报沟通。时间充足,也可以先沉淀一下,尽量成熟以后再送给领导。四是按照领导的风格拉提纲。有的领导喜欢规正,你就不能随心所意。有的领导喜欢逻辑性强的提纲,你就不能任着性子来。有的领导讲究对仗,你就不能简单应付。有的领导不喜欢四六句,你就不能硬凑。对上领导的思路,符合领导的风格,可以少走弯路。

  2、提起魂。就是提炼好总结材料的观点。观点是一篇文章的魂,也就像一个人的眼睛一样,要有抓人的效果。抓住魂,就是提炼好观点,提炼出精深的思想。思想是智慧的化身。说写总结不要“就事论事”,而要“就事论理”,这个“理”就是思想性。思想性是总结材料的灵魂。只有自己有思想,才能提炼出思想,进而用思想把零散的、片断的,相互间缺少关联的素材串联起来、统率起来,使之形成有机整体。在这方面,一是要努力做一个有思想的人。有位哲人说过,人是靠思想站立的。有思想的人,才能走得更远。拥有了思想,也就拥有了魅力。二是努力做一个思路开阔的人。中组部李源潮部长要求组织干部做到眼界宽、思路宽、胸襟宽。打开思路,视野宽阔,前景广阔。三是努力做一个善于思考的人。爱因斯坦说:“只有你的眼睛看见东西,那是不会发现什么的,还有你的心能思考才行。”要像李瑞环同志那样,每天睡着躺在床上,必须思考一个问题。努力做到时时思考,事事思考,用心思考,这样就能用思想来征服人,使总结材料的观点能够提魂抓人,充满张力,催人思考。

  3、善归纳。就是在关照全局中搞好概括,把零散的东西进行分类整合,把拥有的大量的素材归类融合,找出问题的主线,再围绕主线运用素材。归纳的过程也是梳理的过程,系统分析素材的过程。比如,前几年出版的《中国大势》一本书,把500年来中国社会的发展变化趋势概括为四句话:“从农业社会到工业社会、从人治社会到法制社会、从臣民社会到公民社会、从一元社会到多元社会。”可谓简洁明了、大气磅礴,具有高度的前瞻性、创造性。再比如,十七大报告归纳最精炼的有三句话,大家都应该印象非常深刻,就是:新时期最鲜明的特点是改革开放,最显著的成就是快速发展,最突出的标志是与时俱进。这是对特点的归纳,最集中、最准确,也最深刻。归纳对总结材料非常重要,有大的归纳,也有一件事的归纳。归纳最基本的要做到三点:一个是学会用宏观的视角来归纳,就是从全局上着眼,从全局上思考。另一个是要简洁明了,一目了然,要准确精炼,不要概略繁琐;第三个是归纳要全面,不要漏项。

  4、写透事。就是运用好事例和细节。事例具有典型性,细节决定成败。从总结材料和所有的汇报材料来看,领导最想听的也是细节上的东西,大而化之的东西大家都非常反感。鲜活的事例也最能打动人。在这次思想作风教育整顿过程中,有个党小组倡导的一个做法叫“逐个过”,在总结汇报材料里就有体现。“逐个过”到底怎么过,要写得具体,让大家明白,就需要写好细节。写透事:一是事例要完整。领导讲,把“逐个过”写具体,就要写清为什么要逐个过,怎么逐个过的,逐个过了以后有什么效果。这样一完整就具体。二是事例要有主线。能说明问题,体现出你所要表现的思想,就事写事是不行的,选取的事例要用一条主线串起来。三是事例要典型。选取最有典型的事例去表达想写的问题内容。要认真选择那些有代表性的事例和细节,增强总结材料的说服力。

  5、文风实。就是要语言上要朴实。当前文风上存在的问题,就是大话多、套话多、不必要的话多。千篇一律的会议和生搬硬套的文章被群众视为,常说的老话多,正确的废话多,漂亮的空话多,严谨的套话多,违心的假话多。互联网上总结了中国式官话12个常用词:有关部门,高度重视,重要讲话,严肃处理,有效措施,不尽如人意,一定的,基本上,阶段性成果,力度,负增长,工作需要。政治机关写材料也有很多老话,像高度重视,组织严密,取得明显实效,达到预期目的,采取得力措施等。这些话在总结材料里面是比较忌讳的,语言上一定要精练、简洁。总结材料做到文风朴实,就要学会“讲话”:一是要讲管用的话。没有用的话要尽量不去讲,俗话套话要严格控制,要使总结材料更加精练。二是要讲领导的话。总结材料一般是由领导来讲的,领导反复强调的不能漏了,很多情况下,领导说的要记牢,要在材料里面充分体现出来。三是要讲群众的话。用群众的语言来说话,更具有感染力,更朴实可信,不要总是用官样的语言,群众的语言也最能打动人。四是讲成事的话。拿出的措施要得力,要实实在在,操作性要强。

  6、苦修改。就是反复修改。拿出初稿以后,要不怕辛苦,反复修改。有人说,文字不厌百回改。好文章是改出来的。古人写文章,推崇“三番来者”论,凡作文发意:第一番来者,陈言也,扫去不用;第二番来者,正语也,停止不用;第三番来者,精语也,方可用之。鲁迅主张写文章,“写完后至少看两遍,竭力将可有可无的字、句、段删去,毫不可惜!”修改材料大家都有体会,有的是大修改,有的是小修改,没有反复的修改,也就很难写出精品。常写工作总结的同志都有这样的体会:初稿写出以后,大量的艰苦的工作还在后面,工作总结很难一遍成功,改三、四稿是正常的,有的甚至改十几稿。一方面,要积极参与集体修改。工作总结一般是集体写作、集体修改,先集体研究,然后集体修改。这样才能把大家的意见集中起来,群策群力,集思广益。修改中还要善于征求和采纳意见,要按照实事求是的原则核实有关内容。另一方面,要在实践上下功夫。修改主要包括语言的修改:一是“清肿减肥”,将多余的字、词、句甚至段统统删掉;二是修改不贴切的词语和不妥当的提法;三是选择最恰当的语言表达方式,对原来的语言进行适当的润色。通过语言的修改做到明白、实在、准确。明白,就是层次分明,文字简明,不能拖泥带水、含混不表;实在,就是用事实说话,道理充实,语言朴实,注意分寸;准确,就是时间、地点、单位、事例确切无误,语法、修辞没有毛病。真正在修改中做到精耕细作、精雕细刻,离形成精品也就不远了。

  二、起草总结材料的外功

  南宋诗人陆游说过,“汝意欲写诗,功夫在诗外”。写总结材料也是如此,需要诗外的功夫,总结之外的功夫。写好总结材料并非一时一日之功,要有充分的积累,包括平时的理论学习、政策学习、调查研究、参加会议、积累资料等。这是一种长期的积累,见效慢,但后劲足,对于提高写作能力非常重要。写好总结材料,必须重视这种“功夫在诗外”的准备。

  1、要在领会领导意图上下更大功夫。总结一般要由领导来作。就要按领导的意思写。毛主席有一句名言,“虚心使人进步,骄傲使人落后”,这是中共八大开慕词中点晴之笔。毛主席宣读这篇章2000多字开幕词过程中,曾被34次热烈的掌声所打断。据说,毛泽东对文稿的拟写只是提了简单的要求,时任秘书的田家英只用了一个通宵就写了初稿,并获得了毛主席的高度认可。最后田家英总结的体会就是,当初深刻领会并准确表面了毛主席的意图,才使开幕词取得了巨大成功。正确领导意图,是写好总结的前提和关键。在正确领导领导意图的同时,还要在总结材料中全面贯彻领导的意图,领导交待的东西,尤其是重点强调的东西,不能漏了。起草总结的同志,受思想水平、政策水平、业务范围、工作经验以及对情况的了解等条件的限制,要想把领导意图理解得很准确很深刻,需要注意以下几点:一是要站在党委的角度、领导的角度、指导整个部队建设的角度,学习领会上级党委和领导一段时间以来的有关指示精神。一般要思考这样几个问题:上级的主要指示精神是什么?提出的重要思想和原则有哪些?在领导工作和部队建设中应注意和解决哪些问题?在此基础上考虑,怎样把上级党委的主要精神和领导提出的思想、原则体现到总结中去。二是要在思想上学会与领导“对表”。大部分工作总结是代表单位写的,必须正确体现党委领导意图。思想上要与领导对路,思考方向和用力的方向在哪些地方,要看看自己的思考与领导的思考是不是接近了,要经常进行对比。通常情况下,主要领导或分管领导在半年或年终总结前,会对总结有所考虑,有时还召开专门会议进行研究,先议个大体的意见。对党委、领导的意图和意见,要认真学习、吃透精神。领导在形成意图的过程中,一般会征求业务部门的意见。这时,起草者应提纲挈领地提出关于工作总结的建议。平时最好养成多记录的习惯,要随身带个本、带支笔,把领导的思想性的话记录下来,多揣摩。三是要经常领会领导的思路和思维方式。要主动向领导汇报情况,把“领导引进材料”中去,从而引出领导的思想。在讨论工作总结提纲时,领导会提出一些指导性意见。对这些意见要认真听取,从中深化对领导意图的理解。要全面理解,实事求是地认真和分析,尽可能把各种意见吸收进来,力争使领导满意。领导的即席讲话,平时领导在会议上的讲话,尽可能记详细一点,记录详细并不是单纯地为记而记,而是方便思考,从中领会领导的思维方式,捕捉领导思想的火花,探寻领导的思想脉络。在这方面,要努力做到:站在上面看下面,看工作的思维点对不对;站在外面看里面,看工作内容新不新;站在全局看局部,看工作走向有没有指导性。从而较好地把握领导意图,以此来印证我们的判断和理解,提高准确度。

  2、要在掌握用好情况上下更大功夫。我们常讲“巧妇难为无米之炊”,不掌握情况就像盖房子没砖瓦,就不可能建起高楼大厦。毛泽东同志曾经讲过,共产党领导机关的职责,一是掌握情况,二是作出决策。不注意收集掌握情况,很难写不好总结材料。为写好总结,平时就要注意深入部队,通过调查研究获取具体生动、真实可靠的“第一手”材料。在调查了解情况时,要客观全面、实事求是,不能带着框框甚至偏见收集材料。还要注意收集、积累“第二手”材料,即与所写总结有关的各种情况,包括文件、讲话、会议纪要、调研材料、要讯、简报、法律、规章、报刊文章等与之有关的材料,把这些材料分门别类地收集积累起来,以备不时之需。但是,工作总结不是简单地记录工作过程,也不是一般化地反映工作情况,而是对工作进行深入细致的分析研究,总结出带有规律性的东西。因此,掌握情况是写好工作总结的基础。一是要全面掌握情况。秘书部门是一个综合部门,一定要掌握好全面情况。情况掌握不全不准,分析研究就没有对象、没有基础。既要掌握全面情况,又要掌握重点情况。掌握全面情况,就是对整个工作状况、过程、发展要全面掌握,做到系统全面、脉络清楚,以便对工作作出恰如其分的估价;掌握重点情况,就是对中心工作、核心事件和有些典型事例要了如指掌,力求深知,以便从中提炼思想、总结经验。二是要掌握真实情况。了解真实情况是写好工作总结的必要条件,掌握情况不真实,材料就没说服力,就没指导性,就失去了总结的意义。受领写作任务后,要深入实际,到部队中去,到官兵中去,切实掌握真实情况,力求对总结反对象有一个客观、深入的了解。要多方了解情况,感觉拿不准的情况,还要注重多方求证。三是要选择有用情况。有时一手情况、一手资料很多,就需要我们选择真正有用的情况,不要眉毛胡子一把抓。对材料的选取,要有所甄别,要选择有用的情况,大家形成共识的情况。

  3、要在培养问题意识上下更大功夫。马克思说过,“问题是时代的格言,是表现时代自己内心状态的最实际的呼声。”毛泽东当年为《新华日报》的题词,就两个字:多思。新闻报道工作,有一句行话叫“抓问题”。培养问题意识,跟这个有异曲同工之妙。要切实抓准问题。没有问题就没有思想。问题抓得准,头脑才清醒,今后工作的努力方向才能把住。从这个意义上说,在工作总结中把问题找准写透,是对各级党委领导和机关工作指导的一个贡献。对有用的事物和材料要有很强的敏感性,善于从普通、平凡、细微之处发现问题,找准思想,看到本质。抓问题的能力强不强,是写好总结很重要的素质。为什么有的同志下部队收获很大,有的同志却没什么感受,道理就在这里,就看能否及时发现,能否真正认识和敏锐地捕捉到问题。一是要善于观察。领导一般有明确要求,就果要做到“事前有筹划、事中有观察、事后有归纳”。要善于观察,增强抓问题的敏感性。二是要看到本质。抓本质就是要抓到点子上。要透过现象看本质,不能停留在表面。三是要形成习惯。多问几个为什么,不断地进行深入的学习和思考,强化抓问题的意识,提高抓问题的能力。

  4、要在加强实践锻炼上下更大功夫。总结经验是最重要、最实际、最管用的学习,也是最经常、最生动、最有意义的实践。搞好工作总结,不仅仅是一个“写”字的问题,更重要的是通过总结这种形式,以昨天的实践为老师,把群众的经验当财富,对感性的认识进行加工提炼,在新的起点和层次上思考过去、总结现在、指导今后。一方面,要多写多练。要有恒心,要有“三更灯火五更鸡”的精神,“众里寻她千百度”的毅力,“衣带渐宽终不悔”的韧劲。有的领导说过,大凡晚上12点以前办公室的灯亮着,不是在爬格子,就是在读书的同志,用不了3年,准能混出点小名气来,一般来机关五六年甚至时间更长,材料还拿不起来的同志,大都是12点以前就睡觉了。另一方面,要多集中研讨。要注重培养团队精神,在集中参与写作总结材料等各个材料的过程中,搞好专题讨论,集中集体智慧,达到共同提高的目的,使能力水平得到快速提升。

  起草总结材料是经常遇到的课题,但随着形势的发展、任务的变化、能力的提高,也一定能写出让领导满意的总结材料来。写材料是个苦差事,但反映的是真本事,这种苦、这种真里面,通过努力最终流淌的是领导的认可、群众的认可、个人的发展,带来的幸福感和成就感。

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