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关于公文写作的几点经验之谈

时间:2015-02-02 14:25:10 来源:公文写作范文网 

  关于公文写作的几点经验之谈(分享自南京政治学院蔡振康先生博文)

  1.不需要标题的公文:

  眼睛是心灵的窗户。标题是文章的眼睛。公文标题要揭示公文的主要内容和文种。

  是不是所有的心灵都要“开窗户”、所有的文章都要“长眼睛”,也就是说,是不是所有的公文都要有标题?关于这个问题,早先有网友问过我。周六上午,朋友小陈在南京图书馆碰见我的第一句话就是:“蔡老师,好像您以前给我们讲过,有的公文是不需要标题的?现在,有没有新的变化?”为此,我与他进行了较长时间的交流。现将其内容的主要精神表述如下,供您参考。

  会议纪要是国家行政机关公文中的一种。它适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要中的日常工作会议纪要,是不需要标注标题的。这种会议纪要,一般采用“单体行文”的发文形式。纪要内容在固定标识的专用纸上体现。《国家行政机关公文格式》(新标准《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012))所述,会议纪要标识由“****会议纪要”组成。如“**省**厅厅长办公会议纪要”。

  2、批示不是公文

  前面我写过一篇题为《教公文的我与给人看病的医生朋友》的博文,讲述了我的好友、医学博士、江苏省中医院大内科党总支书记兼副主任、江苏省优秀青年中医人才培养对象徐陆周先生。我在最近与徐陆周先生的几次接触中,越发感到他不仅擅长萎缩性胃炎胃癌前期病变、胃肠肿瘤术后中医药康复、慢性腹泻、肠易激综合症等治疗和研究,而且对公文“疾病”也具有相当高的诊治水平。

  前几天,徐陆周先生告诉我,已将“蔡振康公文写作博客”的全部博文下载并认真读了几篇。紧接着,他说的一番话令我吃惊和敬仰。他说:“‘请示’与‘报告’是两种公文,党的机关可以用,国家行政机关也可以用,大多数人已经掌握。但是,什么时候用‘请示’,什么时候用‘报告’,发现有用错的。我买了几本书,又看了你的博客,觉得大多和你的表述是一致的。最近,我找了《中国共产党机关公文处理条例》和《国家机关公文处理办法》进行了比对,证明少数与你观点不一致的提法是不正确的。在这期间,我也发现了一个问题,就是有人将‘批示’当作‘批复 ’在用。”真是一针见血,一语中的!徐陆周先生不仅是治病救人的专家,也是“治病救文”的专家!无论是党的机关,还是国家行政机关,以及军事、司法等机关,在公文文种中都没有“批示”。“批示”是什么?“批示”是领导或负责人针对公文或公务文书内容,以文字形式提出的贯彻性要求、意见、建议,或作出的答复、批准、指示等。

  3.调查报告不是上行文

  从事公文写作与处理教学二十多年,我养成了每次外出讲课前都要作一番调查的习惯。其主要方法是,借阅该单位近期制作的公文和与担负核稿任务的相关人员交谈。从中,了解听课人员对公文写作与处理知识和技能的掌握情况及听课需求,选准讲课的重点和难点。

  这次谈公文文种的错用,我想起了二十年前一件颇为深刻的事。一单位请我去讲公文写作与处理。我在认真看了该单位制作的几份公文后,又与该单位办公室主任进行了交流。我发现,该单位的公文错用现象比较严重。譬如,对上级机关行文,经常使用的公文文种中,就有“申请”、“请示报告”、“汇报”、“调查报告”、“总结”;对下行文,有“命令”、“指示”、“批示”、“要求”、“计划”、“批评”、“表扬”等。至于对上行文,什么时候用“申请”、用“请示报告”、用“汇报”,没有明确的界限,全凭起草公文文稿人员的兴趣。对下行文则有相应的规定,准确的说法叫做“习惯”。如干部的任免用“命令”、答复所属机构的请示用“批示”、给所属机构和部门布置工作用“要求”,“计划”、“批评”、“表扬”也作为公文文种正常使用。我在大开眼界,知道公文世界还有如此精彩的另类后,便不再拘谨地与该单位办公室主任交流起来。“你们发文也核稿的吧,领导签发公文还审核吗?” “签发公文前,领导的审核,仅限于有无把要表达的内容跟对方交待个大概。至于其它,领导也怕得罪人,一般不好意思审得太狠。我们核稿,也是睁一只眼闭一只眼,改改错别字而已”。据了解,那次请我讲课,是因1份公文差错贻误了该单位一件不小的事后,主要领导采纳办公室建议才作出的决定。

  如今的公文,比二十年前要规范多了,但上面的情景并没有完全退出历史舞台。你譬如,公文文种的错用,表现依然丰富多彩。就有单位把“申请”、 “调查报告”与“请示”、“报告”、“意见”一样,作为上行文文种使用。前些日子,我一不小心又看到了一个部门,把“办法”直接作为行政机关公文文种在使用。而且,使用得很安详、坦荡、威风凛凛。之所以这么说,是因为这份“办法”有极强的生命力,没“出生”几天,就在该单位制发的另一份公文中作为依据“正大光明”地“站立”起来了。

  公文,是一门有自身规律和操作性、实用性很强的学问。在机关,除非不想办事、不想处理事务、不想按常人去想事,都不能游离其固有的规律、规定和规矩。《国家行政机关公文处理办法》是国家行政机关工作人员制作与处理公文时,所要遵循的规律、规定和规矩。这些,是我领悟和经常宣传的观点。作为机关工作人员,公文文种偶然用错了不可怕,可怕的是不知道用错了还将其一代代传承下去,最可怕的是知道用错了还理直气壮地怪罪公文“太呆板”而不“机灵”,最最可怕的是不懂公文又不用公文却要教人写“好公文”。

  我写这篇博文,只有一个目的,就是重复一个观点:公文并非博大精深,亦非雕虫小技;机关工作离不开公文,公文制作与处理有其固有的规律和规范。

  4.从核稿说开去

  1997年秋的某天,省级机关某部门组织召开一个由省级机关有关部委办厅局负责人参加的会议。先前,各有关单位接到的会议通知上的会议召开地址是“中山饭店”,没有具体会场。是日,会议召开时间已到,但与会人员不足一半。究其原因,“钟山宾馆”和“中山大厦”在南京人的心目中是开会的地方。于是,会议召开之时就出现了一部分人到了钟山宾馆,一部分人到了中山大厦的景象。结果是,与会人员该去的地方没有都去,不需要去的地方倒是去了一些。不仅会议没有开好,而且造成了不好影响。

  1998年,我在核一份某局与人事厅的会签文稿时,发现文面有多处改动,改动之处文字表述的内容重要、关键。如“大专以上文凭”、“年龄35岁以下”、“身体健康”等。因先前为此事两单位之间协调存有分歧,本人是该项议题厅长办公会的记录人员。所以,就在“大专以上文凭”中的“大专”后加了“(全日制)”、“年龄35岁以下”后加了“(****年**月**日后出生)”、“身体健康”后加了“ 符合国家关于招录机关事业单位工作人员体检标准”。结果是本厅领导认定,会签单位生气。

  2000年冬的一个周五晚上,接近12点。某单位的一位人事处长给我打来电话,要我帮忙,星期天给他们讲一讲如何写公文。当我问其为何安排在休息日,还这么突然。这位处长犹豫了一会说:上午,单位的一把手生气了,要全体工作人员好好学学写通知。起因是,昨天下午下班前,办公室在单位工作人员上下班出入处的宣传栏里贴出一个通知。通知的内容是“若今晚下雪,明天上午上班时处以下干部到包干区扫雪,处以上干部到会议室开会。”今天上午上班时,单位包干区的积雪已达一尺多高,雪还继续下着。会议召开时间,会议室里只有几个人,不是病号就是会议工作人员。原来,大部分处级干部认为,上午上班后就扫雪,都积极地与科级以下干部和工人去扫雪了;少数处级干部虽知道开会的事,但看到有处级干部去扫雪了,特别是室外寒冷,扫雪是出体力、吃苦的事,几年才遇这一回,自己不去有点不对劲。所以,也去了包干区。自然,大家根本不知道上午会议的内容紧急、重要。

  仅上述三例,就不难看出出台文件,甚至日常在宣传栏等场所用文字形式表达某一意图,都应有文稿起草,都应有核稿,都应有签发。正式公文出现问题,其根源在文稿起草,但核稿的责任更为重大。核稿人员系履职行为,专司文稿差错的考证、核校及其表意全面、准确、圆满的完善工作。核稿是公文文稿呈签前的最后一道质量关卡。公文的文稿一经签发就是定稿。签发后的定稿,是印刷正式公文的依据。

  在这里主要从核稿方面来探讨。核稿,作为一个词,对机关工作人员,或在机关工作过的同志并不陌生。但作为一项工作,及其重要性的认识,尤其是怎样从事这项工作,又把它做好,这里的空间就是蛮大的。核稿,是机关秘书部门或办公厅(室)工作人员和负责同志对以本机关名义行文,在文稿起草完毕、送领导签发之前必须要进行的一项工作。这项工作的严谨、细致、认真开展,是确保公文质量和得以及时、准确理解、把握和贯彻的重要环节。这是从实践中得来的观点,也可以说是可供学习但又不宜掌握、运用得好的规律。我从事公文写作教学20多年,到过不少不同层次的机关、单位和部门,接触过不少不同层次的文稿起草、核稿和签发人员。这中间,有很多人不仅公文写得好,机关日常用文写得也很出色,但在公文的处理过程中,却或多或少、或重或轻地显现出忽视公文文稿核稿的现象。不少秘书部门或办公室的同志跟我谈起核稿,都是一肚子苦水。本人有过多年的核稿工作经历,完全理解个中滋味。实际工作中,不少单位核稿工作开展得很难,即便核,有时也是走过场。核稿人员要是真的改动了他人起草的文稿,相关人员是有意见的,甚至有的表现还十分激烈,大有太岁头上动不了土的架势。明确提出不让改动。有少数单位,没有核稿概念。工作人员起草文稿后直接送领导同志签发,而有的领导同志又当“好好先生”,只签不审。有的已经签发了的文稿,甚至印发了的公文,不要说文种不对、行文方向和行文原则有问题,连句子表达都不准确,甚至还有错别字。本人收集的数百份已生效但制作有瑕疵的公文中,就有一份公文的标题是“申请经费的请示报告”、有一份请示的结语是“因请示内容十分重要,请务必抓紧时间批复。”、有一份报告的结语是“特此报告,请批复。”、有一份通知的主送单位竟然是上级机关。类似之作,错得比较没水准,同时也反映出其文稿形成的相关人员在说话、办事等方面需要努力的空间是大的,公文写作,特别是处理的技能迫切需要提高是客观存在。

  避免公文出差错,有若干个环节需要注意。可以说,是一个过程性的认真、细致、严谨、规范性的工作。如上述会议通知,要是起草会议通知文稿的同志作些调查、核稿的同志加强点责任心、签发公文的领导做到先审后签,都不会闹出此笑话。可惜的是,三个环节没有一个做到。从核稿的角度讲,核稿人员必须将会议召开的时间(报到时间、召开起止时间、离开时间)、地点(会议场所的名称及所处门牌号、会议室)、与会对象和会议要求了解清楚,反复核对,并在文稿中准确无误地体现出来。如果当年那份会议通知文稿的核稿人员将中山东路307号标注在“中山饭店”之后,与会人员就很容易发现,是“钟山宾馆”而非“中山大厦”,也非并没有引起与会人员深度重视的“中山饭店”。事实上,由于会议通知不严谨导致会议会务闹出笑话和不高兴的事还是比较多的。在起草和核会议通知类文稿时,还应注意体现对男女性别、少数民族、残疾人等特殊对象的信息反馈要求,以便安排住宿、饮食和活动等。又如,前面的会签文稿,若不加上相关内容,就肯定会出现大专和相当于大专学历之争,以及学历真假认定等相关问题,也难免有相当一部分没有接受过大专教育又相当于大专学历的人有资格进入国家干部行列;就有可能出现“35周岁”与“35虚岁”之分歧,以及同年1月1日出生与12月31日出生一样大小的“事实”;就有因体检执行国家标准与地方自行标准的做法不一,出现“亲者大病无恙,疏者小病大碍”的现象。再如,“处以上干部”、“处以下干部”的表述模糊,使人难以判别包含不包含“处级干部”。若使用公文表述手法、运用公文语言,进行上下限划界,或表述为“科以下工作人员”和“处以上干部”就比较清楚。

  核稿要避免“大包大揽”,要与文稿起草者明确责任。核稿者当发现文稿有与法律、法规和政策相悖,有与上级规定和本机关现行公文不一致的地方,或超越了客观实际暂时行不通的文稿内容,应在指出其问题和提出处理意见后退回修改;对凡不按公文处理办法办理的公文文稿应退回补正。拟稿者,即文稿的起草者,应努力提供优质文稿,并以良好的心态,积极、主动、认真地支持、配合核稿。

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