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浅谈会务工作流程

时间:2015-01-27 13:51:04 来源:范文网 

  浅谈会务工作流程

  会务工作是一项复杂的系统工作,也是办公室的一项重要的职责,在筹备组织的过程中,稍不注意就会出现难以弥补的错误,造成不良影响。要想做好会议服务,应注意完善以下几项工作流程:

  一、会前准备工作

  1.组织会务班子,明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。

  2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

  3.印制会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。

  4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

  5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

  6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。

  (1)悬挂会标、徽记、旗帜等。(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,摆放席签、话筒,并保证音响效果。(3)确定会议桌摆放形式,明确划分会场区域,并使与会者明确。(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。(5)摆放适量花卉。

  7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

  8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

  9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

  二、会间组织与服务工作

  1.会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。

  2.搞好会议签到、材料分发。

  3.落实主席台领导、发言人是否到齐。

  4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

  5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。

  6.做好会议记录,写好会议简报。

  7.组织照相。

  8.为与会人员预定车票、机票等。

  三、会议善后工作

  1.会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。

  2.组织送站。根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。

  3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。 

  4.做好会议报道工作。

  【经验】如何做好会务工作?

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