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【经验】公文写作常见错误及改进办法大全

时间:2015-01-26 17:17:15 来源:范文网 

  【经验】公文写作常见错误及改进办法大全

  本文整理了14种公文写作常见错误并附上改进办法,供大家参考!

  1.文章的逻辑关系问题

  分析:公文写作中,段落之间、句子之间的逻辑关系必须清楚明了。该说工作意义的地方,就不要讲工作要求;该说工作要求的时候,就不要讲工作意义;一件事情即使再重要,也不能翻来覆去的说、前后重复地说。

  改进:写作的时候,一定要进行整体思考,不能想到那里就写到那里。写文章应该分步走。

  第一步,是将所有想表达的东西,罗列出来,力求全面。

  第二步,是对已经罗列出来的要点进行分类汇总,哪些是意义,哪些是问题,哪些是成绩,哪些是下一步工作,以及在具体的工作中,哪些是组织措施、哪些是技术措施、哪些是保障措施等等。

  第三步,在此基础上,尽可能细致地列出提纲,最后是能列到三级标题,并明确该标题下想表达的内容。

  第四步,检查审视这些标题之间逻辑关系是否清楚,以及标题与内容之间是否匹配。

  第五步,当提纲没有问题之后,剩下来的工作就是充实完善了,也可以说是填空了。

  2.“二传手”问题

  案例:“……优化年度电量计划,将发电量向大容量高参数节能环保机组倾斜;实施‘以大代小’替代发电,用大容量高参数机组替代小机组发电;……”这是引导发电企业节能减排的两项措施,前面所描述的是从发电计划上减少小机组发电,后者是从替代发电的角度减少小机组发电。但是作为汇报材料而言,其实两者的效果相同,完全可以合并,可以改为“……优化年度电量计划,实施‘以大代小’替代发电,将发电量向大容量高参数节能环保机组倾斜;……”

  分析:许多同志在写材料的时候,喜欢照抄照搬别人的材料或是过去的材料。当出现表述不准、前后矛盾、前后重复等问题时,有的人会解释说:“这是专业部门提供的,我没办法知道对不对,所以我没有责任。”

  这种现象就是写作中常见的“二传手”问题。必须承认许多工作专业性很强,需要有关部门提供基础材料,但是这不是我们放弃独立思考的理由,也不是我们推卸责任的借口。只要是我们负责汇编材料,我们就有义务了解这些工作的全貌,就有责任保证材料的准确性,就应该主动找相关人员了解情况。换个角度讲,这也是我们增长知识、积累经验的好机会。抓住机会,还是推卸责任,取决于我们的工作态度,决定着我们的工作成效。

  改进:首先,要始终坚持独立思考。对待别人提供的材料,要保持着质疑的态度。其次,要不怕请教。利用写材料的机会,不惧上问、不耻下问,真正把一些不明白的问题搞清楚。

  3.多用简单句,少用复杂的从句。

  案例:“华北公司出台公共关系管理办法。结合公共关系管理需求和品牌建设工作实际,总结借鉴近年来行业和公司内外部经验,从对外新闻管理、危机公关、社会责任管理三个层面,明确新闻发布、媒体采访、新闻发言人工作职责、标准、流程,为进一步整合公司公共关系管理资源,建立健全公共关系工作规则和激励约束机制,营造统一、规范、高效的公共关系管理格局提供了保障。”

  可以改为:“华北公司出台公共关系管理办法。从对外新闻管理、危机公关、社会责任管理三个层面,明确新闻发布、媒体采访、新闻发言人工作职责、标准、流程,进一步整合了公司公共关系管理资源,建立健全了公共关系工作规则和激励约束机制,营造了统一、规范、高效的公共关系管理格局。”

  分析:许多人都喜欢用从句。可能是希望在一句话里面,把所有问题都说清楚。实际情况是,多用简单句,反而容易说清楚。因为,读者在阅读时,总希望直观明了地获取信息,而不愿意花大量时间,去分析句式、查找重点。

  从某种意义上说,一篇好公文的标志,是读者感受不到语言技巧、文学修辞,而是顺其自然、不知不觉地准确感受到作者想要表达的意思。

  改进:所谓多用简单句,就是要句式结构简单。以案例说明,修改之后的句子,基本采用了“动词+宾语”的结构,“明确…,整合了…,建立健全了…,营造了…。”简单清楚,读起来很轻松,意思表达完全一样。

  4.“介词+宾语”的使用方法

  分析:公文写作中的介宾短语有着较为固定的用法。一般情况下,介宾短语在句首位置;介宾短语往往以并列句方式出现;介宾短语的主要作用是说明某项工作的思路、方法等。

  举例说明:

  “针对海外工程布局分散、地域跨度大的工作特点,公司编制了《领导人员执行党风廉政建设责任制记录手册》。”

  “以新电网安全观为指导,划分七大防区和一个重点,协调公安部联勤指挥部,构建省、网、路防外力破坏协调工作机制。”

  “根据特高压运行方式变化,协调各省调统一开展安全策略专题分析,建立定期评估制度。”

  “以科学发展观为统领,以建设坚强智能电网为主线,以“三集五大”工作为重点,以“三个建设”为保障,以管理创新和技术创新为动力,以成本精益管理为着力点,大力推进公司和电网发展方式的转变,努力打造“一强三优”现代公司。”

  5.在一句话里,要保持句式的统一完整。

  分析:在一个句子里面,出现多种句式,是常见的公文写作错误。特别是在同时论述多项工作措施时,一定要保持句式的统一,切不可一会儿动宾结构、一会儿主谓结构。

  改进:公文中描述工作举措时,常用句式例如“加强…管理”、“加大…工作力度”、“加快…工程进度”、“大力推进…建设”、“不断完善…机制”等等。当工作举措说完了,一般要用一句描述工作成效的话收尾,其格式一般是“动词+宾语”、“主语+谓语”、“主语+主语补足语”,例如“提高了…能力”、“增强了…凝聚力”、“安全生产管理迈上新台阶”、“核心竞争力显著提升”、“创先争优活动取得显著成效”等等。

  最重要的是,写完一句话之后,一定要重新读一遍,确保句子通顺。

  6.关于省略主语问题

  分析:我们在写公文,特别是工作总结或汇报的时候,经常会遇到整整一大段话,没有主语。这是正常情况。缺省的主语就是汇报者本身,所以省略了“我们”或者“公司”。

  省略的目的是为了让公文看起来简洁明了,同时也便于使用“动词+宾语”的排比结构。例如:“科学发展的思路更加清晰。紧扣“深化‘两个转变’、推动科学发展”主题,开展“知企情、解网事、纳群策”专项调研,组织“金点子、银镜子”主题活动,征集意见建议248条,丰富了“打造绿色电网、创建和谐企业、建设现代公司”战略体系,建立了科学发展的长效机制。”

  改进:如果有主语省略的情况,一定要时刻提醒自己,缺省的主语是谁。一旦发现主语换角色了,就需要另起一句话,明确主语。

  7.关于语气问题

  案例:初学者在语气问题上经常会出现混乱的情况。一会儿第一人称、一会儿第三人称。一会儿是上级对下级的口气、一会儿是下级对上级的口气。

  改进:这个问题是个大问题。请记住一个基本原则:“始终保持第一人称的角度,以署名者的角度去论述”。

  需要提醒一点:在叙述下一步工作的时候,我们如果是以下级身份向上级汇报时,千万不要写“要……,要……,要……”。这样的语气是上级对下级时,才能用的。

  8.关于公文“核心”的问题

  戏剧有“戏核”,文章也有“文核”。说白了,就是读者看过文章后,最突出的印象、最深刻的感知,也是作者最希望表达的核心意思。

  好的文章能够让作者的表述和读者的感知合二为一。不好的文章使读者不能准确领会作者意图。

  细心的人可能会提问:“一百个人读《红楼梦》,会有一百种感受。如果按照我们的理论,那曹雪芹写的就不好了,是吗?”这个问题问得非常好。但是,提问者可能忽视了一个前提,那就是我们所谈到的文章主要是公文,而不是小说。公文的使命就是要让读者准确清楚的明白文章意图。

  既然我们知道了每一篇公文都有其核心思想,那么我们写文章时,如何把握、阐述核心思想呢?

  这里可以学学公文员考试的重要内容---申论。

  9.关于记流水账的问题

  案例:现在许多同志写工作总结,特别喜欢将所有工作以表格的形式罗列一遍。这就是我们俗称的“记流水账”。之所以出现记流水账的情况,关键在于写作者习惯被动记录事件,而不愿意主动思考自己的工作。

  改进:如何解决这一问题呢?关键还是公文作者心态上的转变,要开始尝试跳出日常工作,换个角度重新审视。我们既可以从公司整体工作的角度思考自己的工作,也可以自身工作改进、效率提升的角度思考自己的工作,还可以从工作探索创新的角度思考思考自己的工作。总之,当大家开始从不同的角度开始看待工作时,就可以得出一些完全不同以往的结论。这就是改变“流水账”风格的第一步。

  10.关于写作素质培养问题

  对于一个完全不了解公文写作的年轻人来说,培养写作能力的第一步是学习基本语法和逻辑常识。这是个人观点。

  基本语法,本是高中、初中语文应该解决的问题。但是,由于长久不用,大家对此都已经相当生疏了。于是,在公文写作中,往往会出现一些非常简单的语病。所以,重新温习语法非常重要。

  逻辑常识,本应该是我们中学时代就接受的基础教育。很遗憾,大部分人的逻辑知识都来自于自学。而对于公文写作来说,必须打下良好的逻辑基础。只有当我们从理性思维的角度思考问题,顺着逻辑脉络理清思路,我们才能把握公文的精髓,看清事物的本质。

  11.关于文件的标题规范化问题

  好的习惯是成功的第一步。对于文字工作者来说,各类文字资料的有序存放,各种文件的整齐归类,不仅方便资料的查找,更是文字水平快速提升的捷径。

  首先,文件夹的有序分类十分重要,很多时候由于文件夹的名称不清晰,造成资料无处查找,白白损失了时间和精力。主要有几种方法,仅供参考:第一种,按照各类事务的类型分,比如电力医院类、安全生产类等;第二种,按照服务对象分,比如马总讲话、孙总讲话等;第三种,按照文件时序进行分类,比如“2010.12.10 公司二届四次职代会暨2011年工作会议工作报告”等。各种方法因人而异,但效果应相同。

  其次,Word文档的存档标题十分重要,许多人经常随便就取个名字就存档Word了,造成了文件的查找困难(因Windows自带的文件搜索功能,只能通过存档的标题检索)。第一,Word文档的存档标题应该与文中的标题一致,最好是完全一致,这样方便以后查找;第二,Word文档的存档标题应能够直观反映出不同时期的版本号,这样便于在不断修改中查漏补缺,方法有二:一是根据资料修改程度在标题后标注版本号,比如“孙刚总经理在公司二届四次职代会暨2011年工作会上的工作报告-1”等;二是在标题中直接标注时间,再在后加注文字资料使用范围,比如“2011.1.20 孙刚总经理在公司二届四次职代会暨2011年工作会上的工作报告(印刷所打印版)”

  12.关于常见的动词、副词搭配问题

  公文常用动词有:

  描述工作举措----加强、强化、加大…力度、推进、推动、推行、推广、实施、实行、完善、开展、落实、探索、理顺、规范、优化、梳理、开发、启动、打破、打造、发挥、扩大、深化、坚持、整合

  描述工作成效----实现、投产、投运、建成、建立、完成、形成、解决、缓解、夯实…基础、奠定…基础、搭建…平台、增强、提升、提高、构建

  公文常用副词有:

  深入、全面、进一步、积极、努力、不断、切实、大力、严格、加快、加紧、抓紧、着力、高标准、高质量、高品质、充分、初步、基本、扎实、稳步、广泛、始终、顺利、力争、圆满

  常见搭配举例:

  深入推进、大力实施、严格落实、扎实开展、始终坚持、广泛开展、积极探索、全面推广等等

  使用注意事项:

  1. 使用动词和副词一定要与实际工作相符,不能过渡夸大或过分弱化。例如,明明是初步建成,就不要用全面建成;明明是要大力推进体制机制创新,就不要用稳步推进体制机制创新。有的时候用词不当,会传递完全相反的信息。

  2. 一般情况下,副词和动词都有习惯搭配,千万别自己发明一些搭配方式,否则会闹笑话。

  13.关于会议纪要中领导讲话的前后顺序问题

  我们在写会议纪要时的一个常见错误,就是把领导讲话的顺序写颠倒了。从会议议程上看,越是重要的领导越是在后面讲话;但是从会议纪要的格式上看,越是重要的领导讲话越要写在前面,与实际会议议程正好相反。

  14.关于会议纪要中复述领导讲话的问题

  有的时候,初学者在写会议纪要时,容易把所有的领导讲话都写一遍,造成了对一些工作的重复论述。实际上,写会议纪要一般以职位最高的领导讲话为蓝本,对于他已经指出或者强调的工作,就不用在别的领导讲话里重新复述了。对于其他领导的讲话内容,如果职位最高的领导表示了肯定,在会议纪要中可以以“会议要求”、“会议指出”等形式进行论述。

  有的时候,初学者不太清楚该写谁、不写谁,最简单的处理办法就是统统以“会议要求”、“会议指出”等形式复述公司领导的各项工作部署。

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